Het afdelingshoofd wordt, bij afwezigheid, voor de dagelijkse werkzaamheden– met inachtneming van de mandaatregeling - vervangen door een door de secretaris aangewezen vervanger uit de desbetreffende afdeling. Is deze vervanging niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan neemt de secretaris c.q. de adjunct-secretaris het afdelingshoofd waar.
Naast de adjunct-gemeentesecretaris kunnen burgemeester en wethouders meerdere loco-secretarissen aanwijzen.