**1..** Hoofdkassier, subkassiers en voorraadbeheerders zorgen dat de contanten, andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden en waardedocumenten (o.a. bankgaranties) deugdelijk worden bewaard. Deze waarden worden, op aanwijzing van de teamleider F.I., ondergebracht in loketkassen resp. documentkluizen. Subkassier en voorraadbeheerder zijn individueel verantwoordelijk voor de aan hen toevertrouwde middelen.
**2..** Bij het beëindigen van de publieksdienstverlening worden geldswaarden en waardedocumenten in daartoe aangewezen ruimten opgeborgen, waarbij het sleutelbeheer wordt geregeld in overleg tussen het desbetreffende afdelingshoofd en de (sub-)kassier.
**3..** De centrale kassier is verplicht zodanig maatregelen te treffen, dat het aanwezige kasgeld bij de loketkassen, dat naar verwachting binnen een tijdsverloop van vijf dagen niet nodig zal zijn, wordt gestort op de bankrekening van de gemeentelijke huisbankier. Het gezamenlijke kasgeld per locatie mag bij het sluiten van de loketkassen een bedrag van € 12.500,= niet te boven gaan.
**4..** De saldi van de loketkassen worden tenminste wekelijks opgemaakt door de verantwoordelijk subkassier. Indien noodzakelijk, kan in overleg tussen de betrokkenen worden besloten tot dagelijkse kasopmaak. De schriftelijke vastlegging (kasstaat), bestaande uit een specificatie van de aanwezige geldwaarden en een sluitende specificatie van de mutaties t.o.v. het vorige saldo, wordt door zowel de subkassier als zijn afdelingshoofd (bij de frontoffice de locatie coördinator) voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de Centrale grootboekadministratie. In deze kasstaten wordt een scheiding aangebracht tussen chartaal en giraal geldverkeer.
**5..** Voorraad- en mutatieoverzichten worden maandelijks opgemaakt door de voorraadbeheerders, waarbij een sluitende weergave wordt verstrekt van alle ingekomen, uitgegane en op voorraad aanwezige waardedocumenten. Tevens wordt een sluitende koppeling gelegd naar de documentbetalingen en –ontvangsten. De schriftelijke vastlegging wordt door zowel de voorraadbeheerder als zijn teamleider frontoffice voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de Centrale grootboekadministratie.
**6..** Geconstateerde verschillen worden ná constatering als ontvangst c.q. uitgave in de kasstaat verantwoord. Deze verschillen worden onmiddellijk ter kennis gebracht van het betreffende afdelingshoofd; verschillen groter dan € 50,= tevens aan de teamleider F.I.
**7..** De (sub-)kassier is verantwoordelijk voor kasverschillen. Hij/Zij heeft de plicht per omgaande en tezamen met het afdelingshoofd de oorzaken te analyseren, die tot de verschillen hebben geleid en de nodige maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen. Een verslag van analyse en genomen maatregelen gaat maandelijks naar de teamleider F.I. Bij verschillen groter dan € 500,= en bij herhaalde verschillen bij dezelfde kas van meer dan € 100,= wordt door deze het college van burgemeester en wethouders van deze kasverschillen onmiddellijk in kennis gesteld.
**8..** De (sub-)kassier mag zonder toestemming van het college van burgemeester en wethouders geen andere kassen onder zijn berusting hebben dan waartoe hij/zij is aangewezen. De toevertrouwde contanten en geldswaarden, waarvoor hij als subkassier is aangewezen, worden afgescheiden van de privémiddelen bewaard.
**9..** De wekelijkse kasstaten, alsmede de maandelijkse mutatieoverzichten van geldswaarden worden door de kassier gecontroleerd op kasverschil en/of boekingsverschil, alvorens deze door de grootboekadministratie worden verwerkt.
Artikel 5
– Bewaring van geldswaarden en waardedocumenten.
Onderdeel van Instructie voor centrale kassier, subkassier en voorraadbeheer