De teammanager van het team Informatie ziet er op toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de Regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
In afwijking van de Regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en, indien van toepassing, de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de Regeling genoemde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
Tenminste eenmaal per jaar verricht de teammanager van het team Informatie steekproefsgewijs een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
De teammanager van het team Informatie doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid van dit artikel.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid van dit artikel bedoelde conversie en migratie zijn:
de onderdelen als bedoeld in artikel 7 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
de onderdelen als bedoeld in artikel 7 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden;
het team Informatie, als er op grond van het bepaalde onder a. of b. geen verantwoordelijk onderdeel is.
Het team Informatie verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid van dit artikel bedoelde conversie en migratie.
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 3
Artikel 16
Inventaris informatiebestanden
Onderdeel van Besluit informatiebeheer gemeente Overbetuwe 2011