Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording, dat wil zeggen op het toezicht door de raad op de zorg voor de archiefbescheiden door burgemeester en wethouders. Bij bedoelde verslaglegging wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde kritische prestatieindicatoren (kpi’s), die weergeven in hoeverre de gemeente voldoet aan de archiefwettelijke voorschriften. Op grond van de kpi’s kan de provincie toetsen op welke terreinen de gemeente mogelijkerwijs in gebreke blijft waar het de archiefzorg en het archiefbeheer betreft. Indien de gemeente in gebreke blijkt te zijn, dan krijgt zij van de provincie gelegenheid tot herstel. Is dit herstel volgens de provincie onvoldoende, dan kan inplaatsstelling volgen, waarbij de archieven elders worden beheerd op kosten van de gemeente.