Art. 12 Besluit Informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2008 — Toegankelijkheid, DSP en digitalisering

1. Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden, overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2. In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. 3. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturings-programmatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt. 4. De onderdelen van de beheereenheid als bedoeld in artikel 9 van dit besluit stellen het hoofd van de het cluster Post- een archiefzaken onverwijld n kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht het cluster PAZ een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. 5. Het cluster PAZ doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid. 6. a. de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen b. de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden c. het cluster I&A , indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is. 7. Het cluster I&A verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie. 8. Het gestelde onder lid 5 t/m 7 zijn ook van toepassing bij substitutie van originele drager naar substituut-drager ter definitieve vervanging van het originele exemplaar.

Rechtspraak bij dit artikel