Art. 5 Instructie voor centrale kassier, subkassier en voorraadbeheerder Sittard-Geleen 2002 — - Bewaring van geldswaarden en waardedocumenten

1.. Subkassiers en voorraadbeheerders zorgen dat de contanten, andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden en waardedocumenten deugdelijk worden bewaard. Deze waarden worden, op aanwijzing van het hoofd C.A., ondergebracht in loketkassen resp. documentkluizen. Subkassier en voorraadbeheerder zijn individueel verantwoordelijk voor de aan hen toevertrouwde middelen. Een subkassier kan slechts één kas onder zijn beheer hebben. 2.. Tot een nader te bepalen datum wordt toegestaan dat meerdere subkassiers gebruik maken van één loketkas voor een locatie. Door het afdelingshoofd dienen maatregelen te worden getroffen teneinde de controleerbaarheid en kasverantwoording te kunnen waarborgen. 3.. Bij het beëindigen van de publieksdienstverlening worden geldswaarden en waardedocumenten in daartoe aangewezen ruimten opgeborgen, waarbij het sleutelbeheer wordt geregeld in overleg tussen het desbetreffende afdelingshoofd en de kassier. 4.. De centrale kassier is verplicht zodanig maatregelen te treffen, dat het aanwezige kasgeld bij de loketkassen, dat naar verwachting binnen een tijdsverloop van vijf dagen niet nodig zal zijn, wordt gestort op de bankrekening van de gemeentelijke huisbankier. Het gezamenlijke kasgeld per locatie mag bij het sluiten van de loketkassen een bedrag van € 5.000,-- niet te boven gaan. 5.. De saldi van de loketkassen worden tenminste wekelijks opgemaakt door de verantwoordelijk subkassier. Indien noodzakelijk, kan in overleg tussen de betrokkenen worden besloten tot dagelijkse kasopmaak. De schriftelijke vastlegging (kasstaat), bestaande uit een specificatie van de aanwezige geldswaarden en een sluitende specificatie van de mutaties t.o.v. het vorige saldo, wordt door zowel de subkassier als zijn afdelingshoofd (bij Stadswinkels de locatie coördinator) voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de Centrale grootboekadministratie. In deze kasstaten wordt een scheiding aangebracht tussen chartaal en giraal geldverkeer. 6.. Als overgangsregeling tot het inwerking treden van een nieuw systeem, zullen bij de Stadswinkels maandelijks kasstaten worden opgemaakt en aangeleverd zoals bij lid 5 omschreven. 7.. Voorraad- en mutatieoverzichten worden maandelijks opgemaakt door de voorraadbeheerders, waarbij een sluitende weergave wordt verstrekt van alle ingekomen, uitgegane en op voorraad aanwezige waardedocumenten. Tevens wordt een sluitende koppeling gelegd naar de documentbetalingen en –ontvangsten. De schriftelijke vastlegging wordt door zowel de voorraadbeheerder als zijn afdelingshoofd voor akkoord ondertekend en toegezonden naar de Centrale grootboekadministratie. 8.. Geconstateerde verschillen worden ná constatering als ontvangst c.q. uitgave in de kasstaat verantwoord. Deze verschillen worden onmiddellijk ter kennis gebracht van het betreffende afdelingshoofd; verschillen groter dan € 50,-- aan het hoofd C.A.. 9.. De subkassier is verantwoordelijk voor kasverschillen. Hij/Zij heeft de plicht per omgaande en tezamen met het afdelingshoofd de oorzaken te analyseren, die tot de verschillen hebben geleid en de nodige maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen. Een verslag van analyse en genomen maatregelen gaat naar het hoofd C.A. Bij verschillen groter dan € 500,-- en bij herhaalde verschillen bij dezelfde kas van meer dan € 100,-- wordt door deze het college van burgemeester en wethouders van deze kasverschillen onmiddellijk in kennis gesteld. 10.. De subkassier mag zonder toestemming van het college van burgemeester en wethouders geen andere kassen onder zijn berusting hebben dan waartoe hij/zij is aangewezen. De toevertrouwde contanten en geldswaarden, waarvoor hij als subkassier is aangewezen, worden afgescheiden van de privé-middelen bewaard. 11.. De wekelijkse kasstaten, alsmede de maandelijkse mutatieoverzichten van geldswaarden worden door de kassier gecontroleerd, alvorens deze door de grootboekadministratie worden verwerkt.

Rechtspraak bij dit artikel