Indien ouders menen voor bekostiging in aanmerking te komen, dienen zij hiervoor een aanvraag in bij het college. De gemeente stelt hiervoor een (digitaal) aanvraagformulier beschikbaar.
Onvolledige aanvraag
Aanvragen dienen volledig te zijn ingevuld en te zijn voorzien van de noodzakelijk e bijlagen.
Wanneer de aanvraag onjuist of onvolledig is ingevuld, zullen de ouders de aanvraag moeten aanvullen of corrigeren. In artikel 4:15 van de Awb is bepaald dat de beslistermijn wordt opgeschort tot de dag waarop de aanvraag met de ontbrekende gegevens is aangevuld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. Is er sprake van een bovengenoemde situatie dan is artikel 5, vijfde lid van toepassing. Hierin wordt bepaald dat het college binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag een beslissing neemt, nadat ouders in voorkomend geval in de gelegenheid zijn gesteld de aanvraag met ontbrekende gegevens aan te vullen.
Onder gegevens dient ook te worden verstaan eventuele toevoeging van verklaringen (bewijsstukken). Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan een medische verklaring, werkgeversverklaring, verklaring van de rijksinspecteur der belasting, verklaring van overwegende bezwaren en eventuele andere bewijsstukken.
Ouders zijn op grond van artikel 4:2 van de Awb verplicht deze gegevens te overleggen, indien deze gegevens van belang zijn voor een juiste beoordeling van de aanvraag. Of gegevens daadwerkelijk van belang zijn voor een juiste beoordeling wordt door het college bepaald. Uiteraard dient het begrip ‘juist’ redelijk geïnterpreteerd te worden. Criterium is: gegevens die van invloed zijn op de aanvraag dienen juist en volledig ingevuld te zijn. Het college bepaalt of dat daadwerkelijk het geval is.
Indien het aanvraagformulier gecorrigeerd dient te worden of dient te worden aangevuld , worden ouders in de gelegenheid gesteld om de verlangde gegevens binnen een door het college te bepalen termijn aan te vullen of te verbeteren.
Wordt hiervan geen gebruik gemaakt, dan dient het college de afweging te maken of de aanvraag in behandeling wordt genomen (artikel 4:5, eerste lid, van de Awb). Op grond van artikel 4:5, vierde lid van de Awb, dient in een voorkomend geval aan de aanvrager bekend te worden gemaakt dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen.
Inwerkingtreding
Een aanvraag kan in principe op ieder moment in het jaar worden gedaan. Wanneer het echter een aanvraag voor het nieuwe schooljaar betreft verdient het de voorkeur dat de aanvraag ruim op tijd wordt ingediend, bijvoorbeeld voor 1 juni. Dit is echter geen verplichting.
Indien op een aanvraag positief is beslist of indien via bezwaar of beroep een positieve beschikking is afgedwongen, luidt de vraag met ingang van welke datum de bekostiging wordt verleend. In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat het college de ingangsdatum van de bekostiging bepaalt. In het geval een aanvraag voor het nieuwe schooljaar , tijdig en volledig wordt ingediend zal de ingangsdatum van de bekostiging in principe samenvallen met de eerste schooldag van het nieuwe schooljaar (artikel 5, zevende lid, onder a). Hieronder dient dan de werkelijke start van het schooljaar verstaan te worden en niet de wettelijke aanvangsdatum. De bekostiging gaat uiteraard pas in op de dag dat het vervoer daadwerkelijk plaatsvindt.
Voor aanvragen die gedurende het schooljaar worden ingediend zal de ingangsdatum van de bekostiging zo veel mogelijk aansluiten bij de in het aanvraagformulier verzochte datum van ingang, echter niet voor de datum waarop de aanvraag wordt gedaan (artikel 5, zevende lid).
Opgemerkt dient te worden, dat ook bij vergoedingen van het aangepaste vervoer het streven is om bij de gevraagde datum aan te sluiten, maar dat de beoordeling van de aanvraag en de organisatie van het aangepaste vervoer meer tijd kunnen vereisen. Dit kan er toe leiden, dat de vergoeding niet op de door de ouders verzochte datum kan ingaan. Bij de behandeling van deze aanvragen en de organisatie van het vervoer wordt de aangevraagde datum echter wél nagestreefd als ingangsdatum van de vergoeding.