De ondernemer dient zijn klacht schriftelijk of per e-mail bij het klachtenmeldpunt in. Hierin maakt hij duidelijk dat het over een klacht gaat en waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening, naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding. Anoniem klagen kan niet.
Aan de indiening van een klacht zijn geen kosten verbonden.
Klachten waarover reeds een gerechtelijke procedure aanhangig is kunnen niet worden voorgelegd aan het klachtenmeldpunt.
Het klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht. In de bevestigingwordt aangegeven dat de aanbestedende dienst ervan uitgaat dat de ondernemer kiest vooreen afhandeling volgens de onderhavige regeling. Ook wordt aangegeven dat als de ondernemer wil dat de klachtenprocedure in de zin van titel 9.1 van de Awb wordttoegepast, hij dit moet laten weten.
Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure. Het klachtenmeldpunt brengt aan de aanbestedende dienst schriftelijk verslag uit van het onderzoek naar de klacht.