Ideeën kunnen uitsluitend schriftelijk aan burgemeester en wethouders kenbaar worden gemaakt en dienen in een gesloten enveloppe met als enig opschrift "ideeënbus" en voorzien van naam, adres en functie van de indiener bij de afdeling personeelszaken te worden ingeleverd.
Het secretariaat van de ideeënbuscommissie wordt gevoerd door de afdeling personeelszaken.