De gemeentesecretaris stelt zo nodig procedures vast voor de
behandeling van zaken, die door het bestuur aan het ambtelijk
apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
Elke zaak wordt primair voorbereid of uitgevoerd door de sector of
stafafdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak
behoort.
Als een zaak zich over het taakgebied van meer dan één sector of
stafafdeling uitstrekt, wijst de voorzitter in overleg met het
managementteam een sector, stafafdeling of staffunctionaris aan die
primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of uitvoering,
alsmede voor de planning en de bewaking van de voortgang.
Voor betekenisvolle projecten wordt een plan van aanpak opgesteld.
Zo’n plan bestaat tenminste uit de volgende onderdelen:
probleem- en doelstelling;
probleem- en doelstelling;
te leveren resultaten/prestaties (producten en
diensten);
indien van toepassing de verhouding tot het collegeprogramma
of bestaande bestuurlijke uitgangspunten;
verdeling verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
de eventuele inschakeling van andere afdelingen of externe
instanties;
indien aan de orde consequenties voor het bestaande
facetbeleid;
benodigde en aan te wenden middelen (budget);
te verwachten personele inzet;
te volgen tijdpad;
randvoorwaarden.
Om de tijdige afdoening van brieven, verzoeken en processen te
waarborgen wordt een systeem van voortgangssignalering bijgehouden.
Aan de hand van dit systeem worden de (dreigende)
termijnoverschrijdingen besproken in het bureau-, afdelings- en
sectoroverleg en in de vergadering van het managementteam.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies