De feitelijk beheerder en directeuren stemmen met elkaar af op welke wijze het beheer van informatie plaatsvindt;
De feitelijk beheerder wordt om advies gevraagd bij:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een gemeentelijk orgaan of beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van informatie;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.