Afzenders van alle functionele berichten ontvangen binnen 5
(vijf) dagen na ontvangst een behandelingsbericht waarin in
ieder geval staat aangegeven:
Wie de behandelende afdeling en/of medewerker is;
Wat de termijn is van de vervolgreactie(s);
In welke vorm de vervolgreactie verwacht kan worden;
Of er nog een conventioneel (papieren) ondertekend document
nodig is.
Als datum en tijdstip van ontvangst geldt hierbij als tijdstip
waarop het bericht door een bestuursorgaan is ontvangen, het
tijdstip waarop het bericht zijn systeem voor gegevensverwerking
heeft bereikt.
Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig
afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de
behandelaar is. In het geval van bestuurlijke berichten ligt de
formele verantwoordelijkheid bij het bevoegde
bestuursorgaan.
Onder tijdige afhandeling wordt verstaan:
Afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn(en);
Bij ontbreken van een wettelijke termijn, afhandeling binnen een
termijn van 6 (zes) weken.
Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen,
stuurt de behandelaar c.q. het bestuursorgaan tijdig een
vertragingsbericht. Naast een nieuwe streefdatum bevat dit
bericht de reden van vertraging.
De formele afhandeling van bestuurlijke berichten vindt
schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische
afhandeling is alleen toegestaan indien:
De geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt langs
elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn;
Het uitgaande bericht, indien van toepassing, ondertekend is
middels een met voldoende waarborgen omgeven elektronische
handtekening.
De formele afhandeling van overige functionele berichten vindt
schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische
afhandeling is alleen toegestaan indien voldaan is aan de eis
uit artikel 8 lid 5 onder b.
Op alle uitgaande elektronische berichten is de proclaimer van
de gemeente Heerenveen van toepassing. Deze is via een link in
het e-mailbericht te vinden op de website van de gemeente.
HOOFDSTUK 4
Artikel 8
Afhandeling
Onderdeel van REGELING ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HEERENVEEN