Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom.
Aldus vastgesteld door;
COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE DRECHTERLAND d.d. 3 december 2013
Burgemeester
Secretaris
Aldus vastgesteld door;
COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ENKHUIZENd.d. 10 december 2013
Burgemeester
Secretaris
Aldus vastgesteld door;
COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE STEDE BROECd.d. 10 december 2013
Burgemeester
Secretaris
Aldus vastgesteld door;
COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE OPMEERd.d. 19 december 2013
Burgemeester
Secretaris
Aldus vastgesteld door;
COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE MEDEMBLIK d.d. 17 december 2013
Burgemeester
Secretaris
NOTA VAN TOELICHTING GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Shared Service Center DeSom-ORGANISATIE
De voorbije jaren en zeker ook de komende jaren voltrekt zich een geleidelijke revolutie in de informatiehuishouding van de totale overheid. Steeds meer informatiebronnen worden aan elkaar gekoppeld. Burgers en bedrijven gekoppeld aan adressen, vastgoedgegevens, inkomensgegevens en zorgprofielen, bankrekeningnummers, etc. Dit alles om dienstverlening snel, op maat en adequaat te leveren. Steeds meer 7x24 uur. Steeds meer multichannel. En, vanwege de toenemende complexiteit van maatschappelijke vraagstukken, ook steeds meer in ketensamenwerking met andere organisaties. ICT maakt dit mogelijk.
Bovenstaande ontwikkelingen leiden ertoe dat de complexiteit van de gemeentelijke ICT-voorzieningen toeneemt en dat er steeds hogere eisen worden gesteld aan de continuïteit en beschikbaarheid van de ICT-infrastructuur. Dit vereist de inzet van meer ICT bij gemeenten en een professionele en kwalitatief sterke ICT ondersteuning.
Als gevolg hiervan zien we in Nederland een ontwikkeling richting schaalvergroting. Gemeenten fuseren of kiezen voor andere vormen van samenwerking. Nu is schaalvergroting geen panacee voor alle uitdagingen waar de lokale overheid voor staat, maar ten aanzien van de ICT is het onontkoombaar. Het is ondenkbaar dat een gemeentelijke ICT-afdeling – met slechts een enkele systeembeheerder en helpdeskmedewerker in dienst – aan deze eisen kan blijven voldoen.
Technologische ontwikkelingen gekoppeld aan de hogere eisen vereisen een ICT-afdeling met een omvang die past bij een 100.000+ gemeente. DeSom-gemeenten hebben gezamenlijk die omvang.
Shared Service Center DeSom
Dit rapport geeft een uitwerking van de door DeSom-gemeenten gewenste ICT-samenwerking conform de bestuursopdracht vastgelegd in de notitie ‘Samenwerking ICT Westfriesland’ d.d. 1 november 2011. De samenwerking beperkt zich conform de opdracht tot het ICT-fundament: het netwerk, telefonie, de kantoorautomatisering en de technisch beheer- en helpdeskfunctie.
In de afgelopen jaren zijn daarvoor al enkele stappen gezet. Het is nu van belang om verder te gaan op de ingeslagen weg en ook door te pakken. Langer wachten betekent dat de continuïteit steeds meer in gevaar komt.
Organisatorische uitwerking
In beginsel kunnen alle ICT-medewerkers (16,39 fte) van de vijf gemeenten overstappen naar het SSC. In het separate plan van aanpak is hiervoor de formele route uitgewerkt.
Onderzoek naar de verschillende privaat- en publiekrechtelijke regelingen (en combinaties daarvan) heeft geleidt tot het advies om het SSC op te zetten op basis van de wet Gemeenschappelijke Regeling. Het behoud van de ambtelijke rechtspositionele status voor het personeel is hierbij het leidende uitgangspunt geweest. Wij adviseren om na twee jaar functioneren van het SSC de bestuurlijke discussie op te starten of een 100% OverheidsNV een toekomstig model voor het SSC kan zijn. Een te verwachten schaarste aan goed ICT-personeel kan met een marktconforme rechtspositieregeling wellicht beter gebonden worden dan met een ambtelijke rechtspositieregeling. De OverheidsNV biedt deze mogelijkheid.
De overhead van het SSC blijft beperkt door ondersteunende diensten (boekhouding, salarisadministratie, juridisch advies, facilitaire diensten) zoveel mogelijk af te nemen van de deelnemende gemeenten.
Het SSC zal gebruik kunnen maken van de kantoorruimte van Medemblik (locatie Wognum).
Technische uitwerking
De realisatie van een glasvezelnetwerk (een ring) die de vijf gemeenten met elkaar verbind is randvoorwaardelijk.
De hardware wordt om uitwijktechnische redenen geplaatst op twee gescheiden locaties. Hiervoor worden de computerruimten van Stede Broec en Medemblik gebruikt.
De ontworpen ICT-architectuur van het SSC voldoet aan moderne eisen rond tijd- en locatieonafhankelijk werken, beveiliging, beschikbaarheid en continuïteit.
Voor alle deelnemende gemeenten geldt een zelfde dienstverleningsovereenkomst (geen verschillende kwaliteitsniveaus).
Financiële uitwerking
De vijf ‘oude’ infrastructuren worden met ingang van 2014 beheert vanuit het SSC.
Het SSC zal gaan investeren in een nieuwe ICT-infrastructuur die past bij de omvang van DeSom-gemeenten. De migratie naar deze nieuwe infrastructuur zal geleidelijk plaatsvinden ter voorkoming van kapitaalsvernietiging.
De verrekeningsgrondslag houden we zo eenvoudig mogelijk. Als uitgangspunt geldt dat de kosten van het SSC op basis van het aantal inwoners worden doorbelast aan de gemeenten.
Uitzondering vormt het aantal werkstations en mobiele devices. Die worden op basis van gebruikte aantallen verrekend.
In de considerans zijn de overwegingen vastgelegd om te komen tot de vaststelling van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, de samenwerking op ICT-gebied tussen de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer en Medemblik.
Belangrijke uitgangspunten daarbij zijn dat de gemeenten hun eigen beleidsvrijheid, eigen financiële bevoegdheden, identiteit en juridische zelfstandigheid behouden.
Het onderling vertrouwen vormt een belangrijke factor en daarmee de basis voor de samenwerking. Dat vertrouwen vereist een voortdurend investeren in de kwaliteit van de samenwerking door de gemeentebesturen, hun ondersteuning en de werkorganisatie van de gemeenschappelijke regeling.
Dat kan op vele manieren tot uitdrukking komen. De voordelen van de samenwerking nemen toe naarmate beleidsmatige keuzes en manieren van werken bij de drie gemeentebesturen meer overeen komen.
Uiteraard is de gemeenschappelijke regeling begrensd door de wettelijke kaders waar binnen gemeenten afzonderlijk en in hun publiekrechtelijke samenwerking dienen te functioneren.
Voor de juridische vorm van de gemeenschappelijke regeling is gekozen voor die van een openbaar lichaam. Het voordeel daarvan is dat deze samenwerking als rechtspersoon zelfstandig kan functioneren in het maatschappelijk en bestuurlijk verkeer. Op grond van deze rechtsvorm kan de gemeenschappelijke regeling onder andere zelf medewerkers in dienst nemen.
De gemeenschappelijke regeling wordt aangegaan door de colleges. Dat houdt dus in dat de gemeenteraden niet vertegenwoordigd zijn in de bestuursorganen van de regeling (zie hoofdstuk 3 van de regeling). Hiermee wordt beoogd de besturing van de werkorganisatie puur zakelijk en flexibel te houden.
Artikelsgewijs
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies