Klachten moeten schriftelijk worden ingediend bij de commissie. De commissie ontwikkelt een formulier waarmee de klacht kan worden ingediend.
De klager krijgt binnen een week na ontvangst van de klacht schriftelijk bericht van de commissie dat zijn klacht is ontvangen. De klacht en de daarbij overgelegde stukken worden zo spoedig mogelijk aan de commissie gezonden. Op de klacht wordt de datum van ontvangst aangetekend. Bij het bericht van ontvangst wordt vermeld dat de commissie een bindende uitspraak voor partijen doet. Ook wordt de termijn van afhandeling genoemd. De commissie vraagt verweerder zo spoedig mogelijk na ontvangst van de klacht, maar uiterlijk binnen 14 dagen, schriftelijk op de klacht te reageren.
De commissie streeft ernaar de klacht binnen acht weken na ontvangst af te handelen.
Indien de afhandeling van de klacht meer tijd vergt, kan de termijn van afhandeling één keer verlengd worden met acht weken.
Bij spoedeisende klachten streeft de commissie de klacht binnen 4 weken af te handelen.
De commissie kan beslissen de klacht vooralsnog niet in behandeling te nemen. De commissie laat dit schriftelijk aan de klager weten. Daarbij neemt zij de volgende zaken in de schriftelijke reactie op:
De klager moet zich eerst schriftelijk wenden tot het college of de verhuurder waartegen de klacht zich richt.
De klager kan zich opnieuw tot de commissie kan wenden als de aangelegenheid waarop de klacht betrekking heeft niet binnen een door de commissie te stellen termijn tot een bevredigend resultaat heeft geleid.
Als de klager niet kan instemmen met het vooralsnog niet in behandeling nemen van de klacht, kan de klager de commissie verzoeken de klacht toch direct zelf in behandeling te nemen;
De commissie neemt een klacht niet in behandeling als:
de klacht is gericht tegen een beslissing waartegen een bestuursrechtelijke voorziening openstaat of heeft opengestaan op grond van de Algemene wet bestuursrecht;
meer dan een jaar is verstreken sinds het feit waartegen de klacht zich richt heeft plaatsgevonden.
De vergaderingen en hoorzittingen van de commissie zijn niet openbaar.
De commissie kan, om tot een beoordeling van een ingediende klacht te komen, alle betrokken partijen horen. Van de hoorzitting worden een beknopt verslag gemaakt. Partijen kunnen zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een door hen aan te wijzen persoon. De eventuele kosten hiervan zijn voor eigen rekening.
Als de commissie daartoe aanleiding ziet, kan zij getuigen en/of deskundigen horen of een onderzoek ter plaatse instellen.
De bij de klacht betrokken partijen ontvangen tenminste twee weken tevoren bericht over de datum en het tijdstip waarop de hoorzitting plaatsvindt.
De commissie draagt er zorg voor dat de klager of zijn gemachtigde tenminste twee weken voor de hoorzitting in het bezit wordt gesteld van de ingebrachte stukken die betrekking hebben op de klacht, voor zover de privacy van derden daardoor niet wordt geschaad.
De klager heeft tot uiterlijk één week voor de datum van de hoorzitting de gelegenheid nadere stukken te overleggen.
Klager kan zich laten bijstaan of zich door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.
De commissie vergadert zo vaak als nodig is voor een tijdige behandeling van ingediende klachten, maar in ieder geval 1 keer per jaar.
De commissieleden ontvangen een vergoeding per hoorzitting.
Een hoorzitting vindt plaats in de gemeente waar de betreffende klacht speelt, in overleg en na instemming van de betrokkenen kan dit overleg ook in een andere gemeente plaatsvinden.
De gemeente stelt ruimte beschikbaar waar de commissie haar zitting kan houden.
Artikel 7
Werkwijze
Onderdeel van Reglement klachtencommissie woonruimteverdeling Regio Rivierenland