**a..** De hoofdbudgethouder legt schriftelijk vast welke budgetten hij aan de budgethouder mandateert. Dit geeft hij door aan team administratie. Indien hij wijzigingen aanbrengt binnen het mandaat deelt hij dat ook mee aan team administratie.
**b..** De budgethouder legt schriftelijk vast welke budgetten hij aan de budgetbeheerder mandateert. Dit geeft hij door aan team administratie. Indien hij wijzigingen aanbrengt binnen het mandaat deelt hij dat ook mee aan team administratie.
**c..** Wanneer het aantal facturen voor een (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder méér bedraagt dan 100 per jaar, kan ter ontlasting van hem een medewerker binnen zijn team als controleur worden aangewezen. Deze controleur beoordeelt de factuur en stuurt de factuur na positieve beoordeling door naar de desbetreffende (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder. Een procesbeschrijving van de werkzaamheden van de controleur is opgenomen in de bijlagen.
**d..** Voordat een factuur naar de (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder gaat, geeft de voorcodeerder van het team administratie een mogelijk administratienummer in de vorm van een boekingscombinatie aan voor een product of project. Deze voorcodering is een advies; de (hoofd)budgethouder dan wel budgetbeheerder blijft verantwoordelijk voor de juiste codering.
**e..** Voor de volgende facturen is het niet nodig om ze op route te zetten naar de (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder; deze worden daarom direct afgehandeld door team administratie:
Originele facturen die reeds voorzien zijn van de juiste handtekening en codering.
Voorschotnota’s die maandelijks repeterend zijn en worden gevolgd door een eindafrekening, waarbij de 1e voorschotnota en de eindafrekening op route gaat naar de (hoofd)budgethouder/budgetbeheerder.
Beschikkingen en/of memo’s die reeds ondertekend en gecodeerd zijn door de desbetreffende (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder.
Rente en/of aflossingen die voortkomen uit reeds afgesloten geldleningen.
Verzekeringsnota’s waar een meerjarenovereenkomst aan ten grondslag ligt.
**f..** Facturen en nota’s worden voor akkoord gefiatteerd door de verantwoordelijke budgethouder of budgetbeheerder. De facturen worden tevens gefiatteerd door de hoofdbudgethouder als ze betrekking hebben op leveringen en diensten boven € 50.000 en werken boven € 100.000. Voor beide bedragen geldt exclusief BTW.
**g..** Facturen en nota’s die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden worden naast de budgethouder ook voor akkoord gefiatteerd door de hoofdbudgethouder.
**h..** Een externe medewerker kan in voorkomende gevallen als hoofd- c.q. budgethouder of budgetbeheerder worden aangewezen. Daarbij wordt elke factuur die door deze (hoofd)budgethouder wordt afgedaan, voorziet van een paraaf van een controleur. De controleur moet in dit geval wel in vaste dienst van de gemeente Raalte zijn. Indien de controleur ook een externe kracht is, dan worden er extra controlemaatregelen genomen.
**i..** Het college van B&W mandateert, conform de mandaatregeling, de budgetten aan de hoofdbudgethouder op functie. In afwijking van de mandaatregeling worden budgetten door de hoofdbudgethouder aan budgethouder en door de budgethouder aan de budgetbeheerder gemandateerd op naam.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies