Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels :
Gedurende het onderzoek houdt de rekenkamercommissie een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden.
De verslagen van interviews worden ter goedkeuring aan de geïnterviewden voorgelegd.
De gespreksverslagen zullen vertrouwelijk worden behandeld. Het citeren uit interviewverslagen is slechts mogelijk met toestemming van de geïnterviewde.
In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullende de volgende regels:
Het onderzoeksbureau rapporteert aan de secretaris periodiek over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding.
Het onderzoeksbureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden.
De rekenkamercommissieleden en/of de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen.
De onderzoekers zijn aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raadscommissie(s). De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd.
Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek.
De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamercommissie. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar haar doorverwezen.
Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier.
Dit bestaat in elk geval uit:
Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen
Offerte onderzoeksbureau
Het logboek van de rekenkamercommissie en het onderzoeksbureau
Kopieën van relevante documenten
Alle gespreksverslagen
Alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse
Conceptrapport
Schriftelijke stukken inzake wederhoor
Inhoudelijke reactie van het college
Aanbiedingsbrief raad
Eindrapport
Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht
Verslagen van behandeling in commissie en raad
Archivering
De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de commissie worden beoordeeld op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Artikel 6.
Voortgang en dossiervorming
Onderdeel van Onderzoeksprotocol rekenkamercommissie gemeente De Ronde Venen