Afzenders van alle functionele berichten ontvangen uiterlijk binnen drie werkdagen na ontvangst een reactie. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht het systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt.
Onder een reactie wordt verstaan:
a) een inhoudelijke reactie ter afhandeling van het inkomende bericht;
b) een elektronisch behandelbericht waarin wordt aangegeven:
i.Wie de behandelende ambtenaar of afdeling is.
ii. Wat de termijn is van de vervolgreactie.
iii. Of de vervolgreactie schriftelijk zal zijn.
iv. Of een ondertekend document e.d. nodig is.
Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor, en aanspreekbaar op, het tijdig afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de behandelaar is. In het geval van bestuurlijke berichten ligt de formele verantwoordelijkheid bij het bestuursorgaan.
Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan, afhandeling binnen de gestelde servicenormen. Deze voldoen minimaal aan de wettelijk vereiste geldende termijnen.
Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen stuurt de behandelaar c.q. het bestuursorgaan een vertragingsbericht. Naast een nieuwe streefdatum bevat dit bericht de reden van vertraging.
Berichten waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan het bevoegd gezag is, worden doorgestuurd naar dat orgaan, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender.
De formele afhandeling van bestuurlijke berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Bij elektronische afhandeling gelden de volgende voorwaarden:
De geadresseerde heeft expliciet kenbaar gemaakt via zijn e-mailadres voldoende bereikbaar te zijn.
Het uitgaande bericht is ondertekend middels een met voldoende waarborgen omgeven authentificatie.
De formele afhandeling van niet-bestuurlijke berichten vindt in principe elektronisch plaats.
Uitgaande berichten zijn opgesteld in overeenstemming met de huisstijl elektronisch berichtenverkeer van de gemeente Epe.
Voor uitgaande elektronische berichten wordt geen gebruik gemaakt van een disclaimer.
HOOFDSTUK 4.
Artikel 7.
Afhandeling
Onderdeel van Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Epe 2014