De in deze regeling bedoelde vergoedingen worden slechts op declaratie uitbetaald.
De ambtenaar maakt voor de declaratie gebruik van de voorgeschreven declaratie-formulieren, onder overlegging van originele bewijsstukken.
De aanspraak op vergoeding vervalt indien de ambtenaar de declaratie niet heeft ingediend binnen 6 maanden na het einde van de reis.