Alle stappen en onderdelen van het onderzoek moeten worden gedocumenteerd. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele beslissing over een ambtshalve uitgevoerde adreswijziging of vertrek uit Nederland zorgvuldig en voldoende beargumenteerd is genomen. Naast een dossier op papier dat in beheer is bij team basisregistraties, dient er ook in key2burgerzaken een digitaal dossier bijgehouden te worden. Het digitale dossier is voor iedere (geautoriseerde) gebruiker te raadplegen en aan te vullen met info. Eventuele gevoerde telefoongesprekken dienen goed gedocumenteerd (bij voorkeur via de telefoonnotitie in Gemword) te worden, en opgenomen in het onderzoekdossier. Ook e-mails moeten goed gedocumenteerd worden. Het dossier bevat ook verslagen van een eventueel feitelijk onderzoek ter plaatse door de Buitengewoon Opsporingsambtenaar. Een dossier moet door de gemeente 10 jaar bewaard worden op grond van de Regeling BRP.
Hoofdstuk
Artikel Dossiervorming bij het onderzoek
Artikel Dossiervorming bij het onderzoek
Onderdeel van Protocol adresonderzoek