Kenmerken van documenten worden zodanig vastgelegd, dat de documenten eenvoudig kunnen worden teruggevonden.
Hiervan kunnen worden uitgezonderd documenten:
die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover
die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard
die geen verband houden met de communicatie met de burger
waarvan de registratie op andere wijze wordt uitgevoerd.