Jaarlijks dienen de organisatoren van grootschalige evenementen een opgave per brief te doen, als zij het evenement het jaar daarop weer wensen te organiseren. Dit om in een vroegtijdig stadium een overzicht van grootschalige evenementen te kunnen publiceren. De definitieve aanvraag kan op een later tijdstip ingediend worden, te weten drie maanden voorafgaand aan het evenement.
Deze bepaling regelt hoe een aanvraag voor een vergunning moet worden ingediend (middels een aanvraagformulier) en binnen welke termijn de aanvraag moet worden ingediend.
Met deze bepaling wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ingevolge artikel 1.3, tweede lid, vergunningen aan te wijzen waarvoor de termijn voor de indiening van een aanvraag wordt verlengd. De reden hiervoor is dat de gebruikelijke voorgeschreven termijn uit de APV (artikel 1.3, eerste lid) van vier weken in sommige gevallen te kort is gebleken voor een juiste beoordeling van een aanvraag.