Twee soorten kalenders worden hier bedoeld: de jaarkalender waarin alle evenementen staan genoemd en bedoeld voor de gemeente en andere dienstverleners. Daarnaast bestaat de evenementenagenda, dat is een lijst met aankondigingen van evenementen voor een breed publiek, dat gepubliceerd wordt in de media.
Voorgesteld wordt dat Publieks Zaken jaarlijks een evenementenkalender samenstelt, waarop alle (vergunningplichtige) evenementen worden vermeld. Deze jaarkalender geeft de organisatoren, dienstverlenende instellingen in een vroeg stadium duidelijkheid. De jaarplanning maakt het mogelijk om evenementen te spreiden zowel in de tijd, als in de locaties. Tevens wordt voorgesteld de kalender op te laten nemen in de huis aan huis verspreide afvalkalender.
Overlappingen van evenementen worden op deze wijze voorkomen. Voor de grotere evenementen geldt dat de dienstverlening van gemeente, politie, brandweer, recreatieschap e.a. afgestemd en geprogrammeerd kan worden.
Organisatoren van een evenement dienen voor 1 maart van het kalenderjaar hun evenement aan te geven. Dat hoeft in de praktijk niet bezwaarlijk te zijn omdat de meeste bestaande grote evenementen plaatsvinden op een jaarlijks vast tijdstip. Voor de kleinere evenementen kan het lastig zijn om op zo’n lange termijn te plannen. Deze organisatoren lopen het risico dat hun evenement dient te worden verzet, omdat er op de gewenste datum al een ander evenement staat geprogrammeerd.
Om de grote, belastende evenementen te kunnen onderscheiden van de kleine en weinig belastende evenementen zijn de Ronde Veense evenementen in een categorie geplaatst. (Bijlage 2.)
Over de pr-functie van een evenementenagenda wordt nader ingegaan in hoofdstuk 4.4.3.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.7.1
Evenementenkalender en –agenda
Onderdeel van Notitie Evenementenbeleid De Ronde Venen Vinger aan de Pols