**1..** Door eisen te stellen aan digitaal berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Steenwijkerland.
**2..** Ook vanuit de techniek worden een aantal voorwaarden gesteld aan het digitale berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kan worden, omdat bijvoorbeeld de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Steenwijkerland, en we hebben al onze hulpmiddelen die beschikbaar zijn ingezet, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling worden genomen. De ontvanger stuurt hierover een bericht aan de afzender. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Bestanden die groter zijn kunnen per post op een CD,DVD, via website of ZIP bestand, met een begeleidende brief worden verstuurd naar de gemeente Steenwijkerland.
**3..** Berichten kunnen digitaal naar de gemeente Steenwijkerland worden verzonden.
**4..** Elektronische aanvragen en klachten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website. Indien de betreffende dienst of het product niet middels een webformulier wordt aangeboden kan een bericht in een andere vorm elektronisch worden verzonden.
**5..** Overige functionele berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn naar de algemene postbus info@Steenwijkerland.nl, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Steenwijkerland, of wanneer er via de website uitdrukkelijk sprake is van een specifiek mailadres.
**6..** Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn:
Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, ondanks gebruik van alle beschikbare hulpmiddelen;
berichten die de maximale e-mail grootte overschrijden;
Berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender. Bij een gebrekkige e-mail krijgt de afzender het verzoek om binnen een vastgesteld termijn alsnog zijn/haar gegevens te vermelden. Indien hier geen reactie op komt, dan zijn we gerechtigd om het verzoek niet in behandeling te nemen.
Berichten die door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Steenwijkerland worden tegengehouden. De gemeente Steenwijkerland moet inspanningen leveren om alle mail te openen, waarbij spam mail via Trend Micro geopend worden om te checken of het daadwerkelijk spammail is.
Een verzoek om informatie als bedoeld in artikel 3 van de Wet openbaarheid van bestuur.
Bezwaarschriften en zienswijzen als bedoeld in de Awb.
**7..** Berichten moeten aan de volgende eisen voldoen:
Het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 10 Mb.
Het bericht moet door de e-mailserver van de gemeente Steenwijkerland verwerkt kunnen worden.
Eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente Steenwijkerland gehanteerde pakketten zoals Word, Excel, Acces,Powerpoint en de formaten die gehanteerd moeten worden zijn PDF, JPG en TIFF en ZIP.
Het e-mailadres moet herleidbaar zijn.
Het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten.
Berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet worden gekenmerkt als spammail.
Hoofdstuk 3.
Artikel 5.
Bereikbaarheid
Onderdeel van Protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Steenwijkerland 2014