Wanneer een cliënt behoefte heeft aan ondersteuning kan hij of zij bij het Klant Contact Centrum (KCC) zijn vraag stellen. Soms blijkt na een korte vraagverkenning dat informatie en advies voldoende is voor cliënt om het ondervonden probleem op te lossen. Wanneer nadere vraagverheldering of verdieping nodig blijkt wordt verder onderzoek gedaan. Dit wordt schriftelijk en/of elektronisch bevestigd.
Voorafgaand aan het onderzoek wijst het college de cliënt en zijn mantelzorger, op de mogelijkheid om gebruik te maken van gratis cliëntondersteuning.
Ook wijst het college op de mogelijkheid om voorafgaand aan het onderzoek een persoonlijk plan over te overleggen. Op die manier is het college direct bekend met de wijze waarop de cliënt zelf vorm wil geven aan zijn persoonlijk arrangement dat nodig is om zelfredzaam te kunnen zijn en te participeren. Hiermee komt de regie bij de cliënt te liggen.
Zowel het Sociaal team als het Ondersteuningsteam als het Toegangsteam en de consulenten van het zorgloket, zijn geschoold in het voeren van een brede intake. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een gezamenlijke checklist zodat alle levensgebieden (inkomen, gezondheid, relatie/gezin, etc.) worden besproken,de zogenaamde “zelfredzaamheidmatrix”.
Daarbij is aandacht voor:
de behoeften, persoonskenmerken en de voorkeuren van de cliënt;
de mogelijkheden om op eigen kracht of met gebruikelijke hulp te voorzien in zijn behoefte;
de mogelijkheid om op eigen kracht of met gebruikelijke hulp van andere personen uit zijn sociale netwerk te komen tot verbetering van zijn situatie;
de behoefte aan ondersteuning van de mantelzorger(s) van de cliënt;
de mogelijkheid om gebruik te maken van algemene voorzieningen;
welke eigen bijdrage voor de cliënt van toepassing is .
Van het gesprek worden door de gespreksvoerder aantekeningen gemaakt die uitgewerkt worden tot een verslag. In de verordening is opgenomen dat het college binnen 10 dagen nadat het gesprek heeft plaatsgevonden de cliënt een verslag verstrekt van het gesprek Dit verslag kan bij de aanvraag voor een eventuele maatwerkvoorziening gevoegd worden om te voorkomen dat zaken dubbel gedaan moeten worden. De cliënt heeft de mogelijkheid in het verslag correcties en aanvullingen aan te brengen. Deze komen niet in de plaats van het oorspronkelijke verslag, maar worden aan het oorspronkelijke verslag toegevoegd.
6.2.1 Aanvraag maatwerkvoorziening
Een aanvraag voor een maatwerkvoorziening kan pas worden gedaan nadat bovenstaand onderzoek/gesprek heeft plaatsgevonden. Uitzondering hierop is als het onderzoek niet binnen 6 weken na ontvangst van de melding heeft plaatsgevonden. In tegenstelling tot de melding kan een aanvraag alleen schriftelijk ingediend worden. Ook een door de cliënt ondertekend verslag van het gesprek kan gebruikt worden als aanvraag.
De behandeling van de aanvraag van een maatwerkvoorzienig gebeurt altijd door een consulent van het zorgloket of medewerker van het toegangsteam. Deze gaat verder op de uitkomsten van de brede intake.
6.2.2 (Medisch) advies
Een (medisch) advies kan onderdeel uitmaken van het vervolgonderzoek. Dit geldt ook voor een passing van een voorziening (bijvoorbeeld een rolstoel), een haalbaarheidstraining voor een voorziening, het opmaken van een offerte etc.
In de volgende situaties wordt een (medisch) advies gevraagd:
Voor een cliënt die nog niet eerder een aanvraag heeft ingediend, dus niet bekend is bij het college, én die een voorziening aanvraagt die een bepaald bedrag te boven gaat. Het belang van deze regel is dat er voor het college een uitgangssituatie geschapen wordt, waarin medisch geobjectiveerd is vastgesteld wat er met de aanvrager (medisch) aan de hand is, welke problemen ervaren worden en wat de prognose is. Het bedrag is vastgesteld op € 20.000,-.(opgenomen in het Besluit maatschappelijke ondersteuning gemeente Aalten 2015). Boven dit bedrag zal bij nieuwe aanvragers altijd medisch advies worden gevraagd. Het gaat hier om een aanschafbedrag van een voorziening en/of een geschat bedrag dat de gemeente denkt per jaar kwijt te zijn aan hulp bij het huishouden of begeleiding.
Als te verwachten is dat een aanvraag om medische reden wordt afgewezen, wordt de medisch adviseur om een advies gevraagd. Zonder een medisch advies is in deze situatie het besluit onvoldoende gemotiveerd. De rechter kan een dergelijk besluit vernietigen als onvoldoende gemotiveerd.
Tot slot kan het college altijd aanleiding zien om medisch advies te vragen. Dan zal bijvoorbeeld plaatsvinden bij een progressief ziektebeeld, maar zeker ook bij medisch moeilijk te objectiveren aandoeningen. Per situatie zal dit beoordeeld worden. Bij twijfel wordt altijd een medisch advies gevraagd.
Het college beoordeelt het (medisch) advies en besluit tot (gedeeltelijke) toekenning of afwijzing van de aangevraagde voorziening.
6.2.3 Beschikking
Binnen twee weken na de (schriftelijk )aanvraag ontvangt de cliënt de beschikking.
Een beschikking is een aan de cliënt gericht officieel en schriftelijk besluit van de gemeente dat bepaalde rechtsgevolgen heeft. In de beschikking wordt, voor zover van toepassing, aangegeven:
de voorziening die wordt toegekend of afgewezen;
motivering: waarom wel of geen toekenning. Vermeld moet worden op welke wijze de toe te kennen individuele voorziening bijdraagt aan de te behalen resultaten en aan het behouden en bevorderen van de zelfredzaamheid en maatschappelijke participatie van belanghebbende. Indien sprake is van een afwijzing, wordt aangegeven waarom wordt afgewezen en op welke wijze belanghebbende zelf het probleem kan oplossen;
de vorm waarin de voorziening wordt toegekend;
wat de hoogte van het persoonsgebonden budget of financiële tegemoetkoming is en hoe deze tot stand is gekomen;
de duur van de verstrekking;
of een eigen bijdrage of eigen aandeel verschuldigd is;
de aan de (eventuele) toekenning verbonden verplichtingen: zoals een programma van eisen, een bruikleenovereenkomst, voor welk resultaat een persoonsgebonden budget of een financiële tegemoetkoming gebruikt moet worden, een teruggaveverplichting en het doorgeven van gewijzigde situatie;
(indien van toepassing) welke externe adviseur advies heeft uitgebracht;
(indien van toepassing) verwijzing naar het externe advies bij wijze van motivering;
(indien van toepassing) uitdrukkelijke motivering waarom wordt afgeweken van een extern advies;
bezwaarclausule: iedere aanvrager heeft het recht als hij het met een beschikking niet eens is, in bezwaar te gaan. De gemeente streeft ernaar, voordat een negatief of afwijkend besluit valt, betrokkene in de gelegenheid te stellen hierop te reageren. Dit maakt het mogelijk dat door de gemeente eventueel gemaakte fouten hersteld kunnen worden alvorens definitief te beschikken.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.2
Melding/ onderzoek /verslag
Onderdeel van Beleidsregels maatschappelijke ondersteuning gemeente Aalten 2015