De raad stelt met het vaststellen van een subsidieplafond een maximum aan het bedrag dat voor bepaalde subsidies uitgegeven mag worden. Als het totaal van de aanvragen die voor toewijzing in aanmerking komen het subsidieplafond overschrijdt, moet dit bedrag worden verdeeld. Deze verdeling vindt voor subsidies die per kalenderjaar worden verstrekt plaats op basis van een vergelijking van de aanvragen die voor toewijzing in aanmerking zouden komen als het subsidieplafond hierdoor niet zou worden overschreden. Dit betekent dat eerst wordt onderzocht of de aanvragen op tijd zijn ingediend en compleet zijn, alsmede of zij voldoen aan de overige eisen die in de ASV worden gesteld. In dit kader wordt ook afgewogen of er een reden is om de aanvraag af te wijzen op grond van een van de afwijzingsgronden van artikel 9 van de ASV. Vervolgens worden de aanvragen getoetst aan deze subsidieregeling. Daarbij wordt onder meer beoordeeld of de aanvraag activiteiten betreft die op grond van de subsidieregeling in principe kunnen worden gesubsidieerd en of de aanvrager behoort tot de doelgroep van de subsidieregeling. Als het totaalbedrag van de aanvragen die na deze procedure zouden kunnen worden toegewezen het bedrag van het subsidieplafond overschrijdt, vindt een vergelijking van de aanvragen plaats. Daarbij wordt bezien welke te subsidiëren activiteiten het meest zullen bijdragen aan de beleidsdoelen die met de subsidie nagestreefd worden. De volgorde van de aanvragen wordt bepaald door de mate waarin de activiteiten relevant zijn voor het bereiken van de beleidsdoelen. In deze volgorde komen de aanvragen voor het volledige bedrag tot het niveau van het subsidieplafond voor toewijzing in aanmerking. Gezien deze systematiek van verdeling van het subsidieplafond is het voor aanvragers van belang om ervoor te zorgen dat het college op de uiterste aanvraagdatum beschikt over een complete aanvraag.
Voor de andere aanvragen om subsidie wordt het subsidieplafond verdeeld op basis van de volgorde van binnenkomst van de aanvragen, waarbij de aanvragen kunnen worden ingediend vanaf 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het gemeentelijke begrotingsjaar waarin de gesubsidieerde activiteit zal plaatsvinden. Als een aanvraag niet compleet is, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld om zijn aanvraag aan te vullen. In dat geval geldt de datum waarop de aanvraag is gecompleteerd als ontvangstdatum.