Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd en heeft in die uiterlijke vorm rechtskracht. Een verandering in uiterlijke vorm wordt aangemerkt als substitutie (vervanging).
Van informatie, die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden, wordt een reproductie (minuut) vervaardigd, die vervolgens wordt geauthentiseerd en beheerd door de beheereenheid.
Informatie wordt ongeacht de uiterlijke vorm beheerd in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving, intern beleid en interne regelgeving die een directe relatie hebben met informatiebeheer.
Voor beveiliging van de informatie worden adequate maatregelen genomen tegen het ongeautoriseerd gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van de informatie.