Alle interne vacatures worden door de leidinggevenden gemeld aan de afdeling P&O, die dit direct meldt aan de loopbaanadviseur. Als de loopbaanadviseur van oordeel is dat een interne vacature een passende functie kan zijn voor de ambtenaar of passend te maken is dan wordt de functie gedurende een week niet opengesteld. Binnen deze week wordt contact opgenomen met de betrokken P&O-medewerker, leidinggevende en de vacaturehouder. De loopbaanadviseur onderzoekt samen met de P&O-medewerker(s) of de vacature een passende functie is voor de ambtenaar of passend te maken binnen een redelijke termijn. Het onderzoek naar een mogelijke match tussen de ambtenaar en de vacature wordt geregistreerd. De loopbaanadviseur geeft samen met de P&O-medewerker(s), na een positief oordeel, het advies tot plaatsing aan de vacaturehouder. Hierop wordt de ambtenaar uitgenodigd voor een gesprek. De vacaturehouder kan na dit gesprek met de kandidaat, deze alleen schriftelijk gemotiveerd afwijzen in een besluit van niet plaatsing.