Een aanvraag wordt voor 1 januari 2015 ingediend bij Stichting Landschapsbeheer Gelderland. Dit kan via de site van Stichting Landschapsbeheer Gelderland. Vervolgens gaat de beplantingsdeskundige van Stichting Landschapsbeheer Gelderland op erfbezoek bij de deelnemers om samen met de deelnemers een inrichtingsplan op te stellen. Dit plan wordt de deelnemer (wanneer mogelijk via de mail) in concept en ter beoordeling aangeleverd. Dit concept is al voorzien van een begroting van de eigen bijdrage van de deelnemer. De eigen bijdrage bedraagt 25% op het plantmateriaal (middels normbedragen). De eventuele opmerkingen worden verwerkt tot een definitief plan. Na akkoord van de deelnemer dienen er twee formulieren door de deelnemer te worden ondertekend: een incassoverklaring waarbij de deelnemer Stichting Landschapsbeheer Gelderland toestemming geeft de bijdrage van 25% op het plantmateriaal te innen & een instandhoudingsverklaring waarbij de deelnemer verklaart de landschapselementen conform ontwerp aan te planten en gedurende minimaal drie jaar in stand te houden. Vervolgens vindt de gebiedsplantdag plaats. De deelnemer dient zelf voor de aanplant zorg te dragen.
Stichting Landschapsbeheer Gelderland is belast met de registratie en uitvoering van het project, waarbij de bepalingen van deze regeling leidend zijn.