Met een reeks maatregelen wil de gemeente waarborgen dat we continu werken aan het optimaliseren en borgen van de kwaliteit van de werkprocessen waarbij privacy een rol speelt. Juist omdat privacy voor een belangrijk deel mensenwerk is, moet op alle niveaus binnen de gemeente ruime aandacht zijn voor het cyclisch denken. Door privacy vast op de diverse agenda's te plaatsen, ontstaat een continu proces van veranderen en verbeteren. Door vanuit verschillende niveaus en rollen binnen de gemeente naar de kwaliteit van de uitvoering van privacy te kijken, ontstaat een evenwichtig systeem van ‘checks and balances’. Hieronder beschrijven we de belangrijkste elementen van deze borging.
4.3.1 Planning en control proces
Privacy vormt een onderdeel van het planning en control proces van de gemeente. Het college informeert de raad binnen de jaarlijkse planning en control cyclus over de risico's en beheersmaatregelen met betrekking tot het privacybeleid.
4.3.2 Onderdeel plannen
Privacy is een vast onderdeel van alle (deel)plannen van de gemeente. Hierdoor ontstaat ruimte voor beleidsmatige verbeteringen.
4.3.3 In control statement
De gemeente gaat werken met in control statement. In deze verklaring leggen proceseigenaren jaarlijks verantwoording af. Daarbij vermelden ze of de uitvoering van processen rondom privacy volgens het beleid verloopt. Ze geven ook aan waar afwijkingen zijn en welke beheersmaatregelen worden getroffen.
4.3.4 Auditplan
Op basis van risicoanalyse wordt een privacy-auditplan opgesteld onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder privacy en de ambtelijke verantwoordelijkheid van de privacyfunctionaris.
4.3.5 Werkoverleg
Leidinggevenden en medewerkers maken privacy tot een onderdeel van hun werkoverleg. Hiermee werken we actief aan een open cultuur, aan het optimaliseren van kennis en een transparante procesuitvoering. Bevindingen of vragen kan iedereen voorleggen aan de privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep.
4.3.6 Privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep
De gemeente heeft een privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep waarin enkele kernfuncties zijn vertegenwoordigd. De privacyfunctionaris maakt hiervan deel uit. De privacy- en informatiebeveiligingswerkgroep treedt op als adviseur voor het college, is een vraagbaak voor de medewerkers en leidinggevenden, en vormt de kern van het auditteam privacy.
4.3.7 Toezicht door de privacyfunctionaris
De privacyfunctionaris toetst of de aanwezigheid en werking van het gemeentelijk privacybeleid afdoende is ingericht. Hij heeft vrij toegang tot systemen en processen van de gemeente. Hij rapporteert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders. De privacyfunctionaris treedt ook op als ombudsman wanneer inwoners klachten hebben over de service van de gemeente bij de uitoefening van de privacyrechten en het privacybeleid.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.3
Privacy Control Systeem
Onderdeel van Nota Privacybeleid Gemeente Echt-Susteren 2015