Bij de aanvraag voor de evenementenvergunning moeten worden overgelegd:
Een tentboek (als sprake is van een standaard tent) of een tentbeschrijving (als sprake is van een maatwerktent). Een tentbeschrijving bevat dezelfde inhoud als een tentboek.
Eén of meer tekeningen waarop de veiligheidseisen gesteld in NEN 8020-41 zijn terug te vinden.
Een uitzondering voor het overleggen van de bewijslast geldt bij tenten die geplaatst worden ten behoeve van een jaarlijks terugkerend evenement en deze tenten exact hetzelfde zijn als die de vorige keer zijn geplaatst en toen zijn goedgekeurd. Bij de aanvraag evenementenvergunning moet dit worden aangegeven.
Tentboek
Een (standaard) tent moet volgens de NEN 8020-41 zijn voorzien van een tentboek. Dit is de documentatie van de tent met gedetailleerde informatie over gebruikte materialen (keuringsrapport), constructiemethode en constructieberekening, ten minste inhoudende:
naam van leverancier, fabrikant en, indien de tent buiten de EU is geproduceerd, importeur;
naam van eigenaar of verhuurder (dit is de degene die de tent plaatst);
een constructieve berekening van de tent;
vermelding van het extra gewicht dat kan worden opgehangen, op welke plaats en op welke manier;
vermelding tot welke weerssituatie (wind en sneeuw) verblijf in de tent veilig is;
tekening van de tent in de maximale vorm;
kwaliteitsverklaring van het brandgedrag van het tentdoek;
openingsrichting en materiaal van de nooduitgangen zoals harde deuren of tentdoek;
een document waarin staat dat de constructie van de tent nooit zo mag worden aangetast dat de constructieve veiligheid in het geding komt. Bijvoorbeeld dat dwarsverbanden, grondankers, ballasten, palen en spanten niet mogen worden verwijderd.
Een tentboek wordt gemaakt en geleverd door de eigenaar of verhuurder.
Het tentboek is in het Nederlands opgesteld. Berekeningen en certificaten die bij het tentboek horen mogen in het Duits, Frans of Engels zijn opgesteld.
De toelichting op de berekening en certificaten moet in het Nederlands zijn opgesteld.
Het tentboek wordt administratief gecontroleerd door de constructeur van de gemeente waarbij wordt beoordeeld of het tentboek behoort bij de tent die men wil gaan gebruiken.
Tekening tentveiligheid
In NEN-8020-41 is aangegeven dat organisator / leverancier aandacht moeten besteden aan een aantal aspecten. Op tekening geven organisator / leverancier zoveel mogelijk de voorzieningen die gesteld worden in de NEN-8020-41 aan (zie bijlage:)
Brandoverslag (wbdbo);
Vluchtroutes buiten de tent;
Capaciteit tent en vluchtroutes;
Hoogteverschillen in vluchtroutes;
Vluchtroutes algemeen;
Materiaalgebruik ;
Blusmiddelen;
Brand- of explosiegevaar door installaties;
Verlichting;
Noodverlichting;
Vluchtrouteaanduiding;
Opstelling op het terrein.
De tekening tentveiligheid wordt beoordeeld door de Brandweer.
Artikel 3.1