Bij de aanvraag voor de evenementenvergunning moeten worden overgelegd de kerndocumenten zoals genoemd in de NPR 8020-50:
Gebruiksplan: informatief document opgesteld door de opdrachtgever, waarin hij of zij een zo compleet mogelijk beeld geeft van het beoogde gebruik en de gebruiksomstandigheden op en rondom de gevraagde podiumconstructie;
Technisch constructiedossier: dossier met technische specificaties van de podiumconstructie en dat de constructieve berekeningen (conform NPR 8020-51), technische tekeningen en eventuele bijbehorende (keurings)certificaten bevat.
Een uitzondering voor het overleggen van de bewijslast is bij de podia die geplaatst worden ten behoeve van een jaarlijks terugkerend evenement en deze podia exact hetzelfde zijn als die de vorige keer zijn geplaatst en toen zijn goedgekeurd. Bij de aanvraag evenementenvergunning moet dit worden aangegeven.
De documenten worden administratief gecontroleerd door de constructeur waarbij wordt beoordeeld of de documenten behoren bij het podium dat men wil gaan gebruiken.
Gebruiksplan
Een gebruiksplan behoort ten minste de volgende onderwerpen te bevatten:
algemene beschrijving;
wat wordt er van de podiumconstructie verwacht, wat is de aard van de activiteiten;
wat wordt er van de podiumconstructie verwacht, wat is de positie / de vorm / het gewicht van de aan te brengen belasting, zowel hangend als staand als bewegend (zowel statisch als dynamisch);
wat zijn de consequenties van slecht weer tijdens op- en afbouw;
tot welke grens van omstandigheden vindt het evenement doorgang, wat gebeurt er als deze grens wordt overschreden, wat zijn de grenswaarden?;
hoe is de toegankelijkheid geregeld, welke personen en hoeveel personen komen er op het podium;
locatiegegevens;
periode dat de podiumconstructie in gebruik is, inclusief op- en afbouw.
Artikel 5.1