Bij de aanvraag voor de evenementenvergunning moeten worden overgelegd de kerndocumenten zoals genoemd in de NEN13200:
Gebruiksplan: informatief document opgesteld door de opdrachtgever, waarin hij of zij een zo compleet mogelijk beeld geeft van het beoogde gebruik en de gebruiksomstandigheden op en rondom de gevraagde tribuneconstructie;
Technisch constructiedossier: dossier met technische specificaties van de tribuneconstructie en dat de constructieve berekeningen (conform NEN 13200), technische tekeningen, opbouwplan en eventuele bijbehorende (keurings)certificaten bevat.
Een uitzondering voor het overleggen van de bewijslast is bij de tribunes die geplaatst worden ten behoeve van een jaarlijks terugkerend evenement en deze tribunes exact hetzelfde zijn als die de vorige keer zijn geplaatst en toen zijn goedgekeurd. Bij de aanvraag evenementenvergunning moet dit worden aangegeven.
De documenten worden administratief gecontroleerd door de constructeur waarbij wordt beoordeeld of de documenten behoren bij het podium dat men wil gaan gebruiken
Gebruiksplan
Een gebruiksplan behoort ten minste de volgende onderwerpen te bevatten:
locatiegegevens
wat is de aard van de activiteiten en type toeschouwers
hoe is de toegankelijkheid geregeld, welke personen en hoeveel personen komen er op de tribune
periode dat de tribuneconstructie in gebruik is, inclusief op- en afbouw
Artikel 7.1