Lid 1
De direct leidinggevende legt de in de gesprekken gemaakte of gewijzigde afspraken binnen twee weken na het gesprek vast in het gespreksformulier. De medewerker ontvangt een exemplaar van het ingevulde formulier.
Lid 2
De medewerker kan kanttekeningen plaatsen op het gespreksformulier.
Lid 3
Voorafgaand aan de gesprekken kunnen leidinggevende en medewerker afspreken dat de medewerker het gespreksformulier invult. Bij verschil van mening over de formulering van de afspraken over resultaten, prestaties en ontwikkeling is de versie van de leidinggevende bepalend.
Lid 4
De direct leidinggevende en de medewerker tekenen het gespreksformulier binnen één week na ontvangst van het gespreksformulier voor akkoord. Indien de medewerker weigert het gespreksformulier voor akkoord te tekenen, motiveert hij dat en tekent het formulier voor gezien.
Lid 5
De medewerker ontvangt een afschrift van het getekende gespreksformulier. De direct leidinggevende stuurt het ondertekende gespreksformulier vertrouwelijk naar de afdeling Bedrijfsvoering (BV).