Lid 1
De direct leidinggevende legt de in de gesprekken gemaakte of gewijzigde afspraken binnen twee weken na het gesprek schriftelijk vast in een gespreksverslag. De medewerker ontvangt een exemplaar van het verslag.
Lid 2
De medewerker kan schriftelijk kanttekeningen plaatsen op het gespreksverslag.
Lid 3
Voorafgaand aan de gesprekken kunnen leidinggevende en medewerker afspreken dat de medewerker het gespreksverslag opmaakt. Bij verschil van mening over de formulering van de afspraken over resultaten, prestaties en ontwikkeling is de versie van de leidinggevende bepalend.
Lid 4
De direct leidinggevende en de medewerker tekenen het gespreksverslag binnen één week na ontvangst voor akkoord. Indien de medewerker weigert het gespreksverslag voor akkoord te tekenen, motiveert hij dat en tekent het verslag voor gezien.
Lid 5
De medewerker ontvangt een afschrift van het getekende gespreksverslag. De direct leidinggevende stuurt het ondertekende gespreksverslag vertrouwelijk naar de afdeling Bedrijfsvoering (BV).