De voorkeurslijst van de stemming door aanvragers als bedoeld in artikel 15 lid 2 onder b, komt tot stand door een beoordeling op een daartoe door het college te organiseren Initiatievenavond.
De Initiatievenavond vindt binnen 10 weken na de indieningstermijn plaats.
Het college maakt vooraf de datum en de procedure voor de Initiatievenavond kenbaar aan de vakjury en de aanvragers.
Het college stuurt tenminste zes weken voor aanvang van de Initiatievenavond een afschrift van de ontvankelijke subsidieaanvragen naar de vakjury en de stemgerechtigde aanvragers.
Stemgerechtigden zijn de aanvragers, zoals genoemd in artikel 14, lid 2. Daartoe wijzen zij maximaal twee vertegenwoordigers aan die tijdens de initiatievenavond de subsidieaanvragen beoordelen. De stemgerechtigde aanvragers melden de vertegenwoordigers uiterlijk twee weken voor de initiatievenavond schriftelijk aan bij het college.
Tijdens de initiatievenavond kunnen de stemgerechtigden alleen stemmen op de daar door aanvragers gepresenteerde aanvragen.
Het college verdeelt door middel van loting de stemgerechtigden over een op basis van het aantal ontvankelijke aanvragen nader te bepalen aantal tafels, zodanig dat er niet twee vertegenwoordigers van één en dezelfde organisatie in eenzelfde groep zitten.
Per tafel reikt het college een gewaarmerkt beoordelingsformulier uit. Het beoordelingsformulier vermeldt de locatie, tafelnummer, het tijdstip van aanvang en de sluiting van de beoordelingsronde alsmede de namen van de stemgerechtigden.
Het college voorziet in procesbegeleiders die tevens optreden als tafelvoorzitter.
De stemgerechtigden beoordelen in twee ronden de ingediende ontvankelijke aanvragen, waarbij een groep niet twee keer dezelfde aanvraag beoordeelt.
Per tafel beoordelen de stemgerechtigden een nader te bepalen aantal subsidieaanvragen, waarbij de stemgerechtigden in gezamenlijkheid punten verdelen op basis van vier criteria.
De stemgerechtigden kennen punten toe op basis van de volgende beoordelingscriteria:
Hoe draagt het initiatief bij aan de toekomst en de leefbaarheid van het dorp of de wijk;
Is het initiatief haalbaar en realistisch met andere woorden wat is de kans op succes;
In welke mate wordt het initiatief zelf uitgevoerd en bevordert zelfredzaamheid en zelforganisatie in het dorp of de wijk;
De mate waarin de kosten van de aanvraag in verhouding staan tot de te verrichten activiteiten en de daaruit te verwachten resultaten.
Per criterium kunnen de stemgerechtigden een score toekennen van 1, 4 of 7 punten, waarbij:
1 punt staat voor er wordt nagenoeg niet voldaan aan het criterium;
4 punten staat voor er wordt in voldoende mate aan het criterium voldaan;
7 punten staat voor er wordt volledig aan het criterium voldaan.
Het is niet toegestaan een andere puntenverdeling te hanteren dan hierboven onder 12. omschreven. Bij afwijking van de voorgeschreven puntenverdeling wordt het beoordelingsformulier ongeldig verklaard.
Na twee beoordelingsronden stelt het college een lijst op waarbij per aanvraag de toegekende totaalscores worden opgeteld en gedeeld door twee. Op nummer één staat de aanvrager met het hoogste aantal punten. Bij een gelijke score wordt aan iedere aanvraag met dezelfde score hetzelfde daarbij behorende puntenaantal toegekend voor de eindlijst van de beoordeling van de aanvragers.
Het college stelt de voorlopige uitslag vast na de beoordeling en maakt deze bekend op de Initiatievenavond. Het college stelt uiterlijk één week na de beoordeling de definitieve uitslag vast en maakt deze openbaar.
Hoofdstuk IV
Artikel 16d
Stem- en beoordelingsprocedure aanvragers
Onderdeel van Verzameluitvoeringsbesluit algemene subsidieverordening Coevorden 2016