Voor het verstrekken van informatie aan de raad worden de volgende instrumenten gebruikt:
Informatiebijeenkomst
Het college kan een functionele commissie met een informatiebijeenkomst mondeling informeren over een bepaald onderwerp. Het college kan dit doen op eigen initiatief of op verzoek van de commissie. Een uitnodiging van het college voor een informatiebijeenkomst wordt voorgelegd aan de commissie.
Raadsinformatiebrieven
Het college informeert met een raadsinformatiebrief de raad over de uitvoering van door de raad vastgesteld beleid. De inhoud van een raadsinformatiebrief moet voldoen aan de volgende eisen:
de in de brief opgenomen informatie wordt kort en krachtig weergegeven;
de brief verwijst naar relevante voorgeschiedenis en eerdere besluiten met hyperlinks naar de relevante documenten;
de brief bevat zelf geen voorstellen voor nieuw beleid of wijzigingen van het beleid.
als uit de raadsinformatiebrief blijkt dat de uitvoering van beleid niet gebeurt binnen de kaders die door de raad zijn vastgesteld, dan wordt in de raadsinformatiebrief aangegeven op welke termijn de kaders zullen worden gewijzigd en hoe de raad hierbij zal worden betrokken;
Raadsinfobulletin
Via het raadsinfobulletin worden raadsleden geïnformeerd over de uitoefening van collegebevoegdheden of andere politiek relevante informatie, met een zekere urgentie of actualiteit. Het kan ook korte informatie zijn, waarbij het college voorlopig alleen de feiten weergeeft en aankondigt dat het nog met een uitgebreidere nota komen. De informatie per onderwerp is kort en bondig.
College- en wethoudersbrieven
Het college en individuele wethouders kunnen brieven sturen naar raad en de commissie. De meest voorkomende onderwerpen zijn:
informatie over de uitvoering van aangenomen moties;
mededelingen over de voorgang van de planning;
informatie die is toegezegd in een raads-of commissievergadering
Mededelingen in de commissievergadering
In de commissievergadering heeft de wethouder de mogelijkheid om korte, bondige mededelingen te doen. Dit kan tijdens het agendapunt “Mededelingen”. Via een mededeling wordt informatie verstrekt en wordt geen besluit of instemming gevraagd van de commissie.
Besluitenlijst college
Het college maakt wekelijks de openbare besluitenlijst van de collegevergadering openbaar inclusief de openbare stukken die daarbij horen.
Flash-bericht via email
De laatste jaren is de snelheid van berichtgeving enorm toegenomen. Door de sociale media kan iets kleins binnen een paar uur tot iets heel groots worden. Het is aan het college om van geval tot geval te bepalen of het wenselijk is om op een dergelijke ontwikkeling te reageren. De raad wordt in ieder geval per email in kennis worden gesteld van alle communicatie die vanuit de gemeente in dit soort gevallen wordt verzonden.
Persberichten zijn op zich geen instrument om de raad te informeren. Het is echter voor raadsleden van belang om te weten welke informatie de pers krijgt. De afspraak is daarom dat alle persberichten aan de raad worden verstrekt op dezelfde dag dat ze naar de pers gaan. Op deze manier hoeven raadsleden informatie niet uit de krant te vernemen.
2.
Artikel 2.4
Instrumenten voor het verstrekken van informatie
Onderdeel van Handvest Informatievoorziening Gemeenteraad