De klachtbehandelaar handelt de klacht na ontvangst van de klacht af conform de termijnen genoemd in artikel 9:11 van de Awb.
De klachtbehandelaar brengt de klager en de beklaagde schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventueel daaraan verbonden conclusies. Daarbij wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman.
De klachtbehandelaar zendt een kopie van de brief met bevindingen en eventuele conclusies naar de klachtencoördinator. Deze draagt zorg voor registratie in het DMS.