De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door
middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en
vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar
werkzaamheden heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de
commissie. Bij benoemingen wordt in het verslag van
bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten
op de aanbeveling gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie.
En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee
personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder
geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.
Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt
toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de
Koning.
Toelichting voorbeeldopbouw van het verslag van bevindingen:
Hier volgt een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van
bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag
voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de
gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de
aanbeveling. Zie ook de toelichting bij de paragrafen V en XI van de
circulaire onder De verhouding gemeenteraad-vertrouwenscommissie,
respectievelijk De verhouding gemeenteraad tot de raadscommissie, die de
aanbeveling voorbereidt.
Bij benoeming
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan.
Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de
vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en
hoe die te lezen is in het licht van het in de
profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de
openstelling van de vacature en procedurele informatie over de
ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de
Koning kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele
informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele
assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele
informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het
verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de
commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de
afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden
gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door
letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling
staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider
besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee
kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan.
Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie
unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de
procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het
verslag.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van
de commissie.
Bij herbenoeming
Sommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker.
Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel
als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De
opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt
uitzien:
1.Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de
samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en
over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die
gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.
2 Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van
de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester
gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse
contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.
3 Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen
met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld
worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit
functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.
4 Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Verslag bij functioneringsgesprekken
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk
beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is
van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de
gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die
het volgende functioneringsgesprek voert en de commissaris van de Koning
zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de
sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.
Artikel 11
Verslag
Onderdeel van Verordening inzake benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester