Er is een vaste commissie voor de functioneringsgesprekken met de
burgemeester. Deze commissie wordt benoemd bij aanvang van de
raadsperiode en heeft gedurende de gehele raadsperiode zitting.
De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
Indien het Presidium in meerderheid dan wel de burgemeester de wens
daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt
tevens een 100- dagengesprek plaats.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de
agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de
burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid,
voor zover van toepassing, het verslag van het vorige
functioneringsgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de
burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp
van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de
burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken
van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester
toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de
afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.
Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval
vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris
van de Koning met de burgemeester heeft.
In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst
een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan
niet op obstakels zal stuiten.
Toelichting:
Functioneringsgesprekken
Het belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding waarin
dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel verdwenen. Elke
nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van BZK dan ook
de brochure Functioneringsgesprekken uitgereikt. Het burgemeestersambt
ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester
ligt steeds vaker onder vuur. Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen
grote bestuurlijke en persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden
voorkomen. Dit pleit voor het instigeren van een cultuur waarin regelmatige
onderlinge reflectie op het functioneren van burgemeester en gemeenteraad
culmineert in formele functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren
blijken dat de samenwerking ondanks pogingen daartoe toch niet naar wens
functioneert dan kan tijdig worden gesproken over de toekomst en kan de
commissaris van de Koning tijdig worden ingeseind.
Frequentie
Een keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds
functioneren is te weinig als er problemen zijn en – zo wordt wel eens
ervaren – te veel als het goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet
juist te zijn. In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een
manier van communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden
teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil worden
gestaan.
Het advies is functioneringsgesprekken daarom periodiek, in elk geval
jaarlijks, te laten plaatsvinden, maar het absolute minimum is
tweejaarlijks. Waarom wordt er in deze verordening dan toch gesproken over
tweejaarlijks? De ervaring leert dat hoe frequenter en formeler de
procedurevoorschriften zijn, des te meer aan de raadsgriffier wordt
overgelaten. Om de belasting daarom laag te houden, is gekozen voor een
uitgebreide gesprekkenronde om het jaar. In het tussenliggende jaar kan als
alles goed loopt elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Als het slecht
loopt, kan jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvinden.
Voorbereiding en informatiebronnen
Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier.
De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het
functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan
plaatsvinden met een delegatie uit de gemeenteraad, mits daarin coalitie en
oppositie zijn vertegenwoordigd. Een goed functioneringsgesprek valt of
staat met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een
vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in, en de
resultaten daaruit teruggekoppeld via, het presidium. In de verordening is
voor terugkoppeling gekozen via terinzagelegging voor de hele gemeenteraad.
In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het
college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de
gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden
verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het
verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan
hier aangegeven.
Zachte heelmeesters
Het is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook
daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk
leert dat te laat -of niet- gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden
in de onderlinge samenwerking en –uiteindelijk- bij de
herbenoemingsprocedure. Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende
kritiek op het functioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad
zichtbaar en bespreekbaar te maken.
De commissaris van de Koning
Het is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit
vroegtijdig met de commissaris van de Koning te bespreken.
Artikel 9
Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
Onderdeel van Verordening inzake benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester