Artikel 15:1 CAR/UWO bepaalt dat de ambtenaar is gehouden zijn betrekking nauwgezet en ijverig te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt.
Daaruit kan voortvloeien dat de werkgever (en de onderzoekende instantie tijdens een onderzoek in zijn opdracht) zijn werknemer verzoekt om informatie betreffende zijn functie, of datgene wat hij uit hoofde van zijn functie weet of heeft waargenomen. Ook de extern betrokkene kan verzocht worden om informatie te geven.
Een verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in een:
verzoek tot het mondeling verstrekken van feiten of omstandigheden;
verzoek tot het ter beschikking stellen van of inzage geven in schriftelijke stukken of andere goederen.
Ad a) een verzoek tot het mondeling verstrekken van feiten of omstandigheden
Interviews
Een belangrijk deel van het onderzoek bestaat uit het voeren van gesprekken met de persoon in kwestie en de in- en extern betrokkenen. De geïnterviewden hebben het recht om een raadsman of een andere persoon naar keuze ter ondersteuning aanwezig te laten zijn bij het gesprek. Deze persoon is slechts toehoorder en neemt geen deel aan het gesprek. Als kort voor aanvang van het gesprek blijkt dat de raadsman of de andere persoon niet aanwezig kan zijn, dan gaat het gesprek door indien het onderzoeksbelang dat vergt. In een dergelijk geval kan de vertrouwenspersoon worden gevraagd bij het gesprek aanwezig te zijn.
Voor aanvang van het gesprek worden de geïnterviewden zoveel mogelijk door de medewerkers van de onderzoekende instantie op de hoogte gesteld van de aard en het doel van het interview. Daarbij wordt hen ook meegedeeld dat een raadsman of een andere persoon naar keuze hen kan vergezellen bij het gesprek. Bovendien worden de geïnterviewden geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. De interviews worden in de regel afgenomen door twee medewerkers van de onderzoekende instantie.
De medewerkers van de onderzoekende instantie onthouden zich voor, tijdens en na het gesprek van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van ongeoorloofde psychische of fysieke druk of dwang.
Verslaglegging
Behoudens bijzondere gevallen wordt direct na het interview een gespreksverslag opgemaakt. Als de geïnterviewde en de medewerkers van de onderzoekende instantie het eens zijn over de inhoud van het verslag, wordt het geheel direct door hen voor akkoord ondertekend en worden de afzonderlijke pagina’s voorzien van parafen.
Als het niet mogelijk is direct een verslag te maken, krijgt de geïnterviewde het verslag ter ondertekening toegestuurd. In het geval de geïnterviewde van mening is dat het verslag geen juiste weergave van het gesprek is, stuurt hij het verslag zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen, met schriftelijke aan- of opmerkingen retour naar de onderzoekende instantie. Door de onderzoekende instantie wordt dan een nieuw verslag gemaakt dat nogmaals ter ondertekening naar de geïnterviewde wordt gestuurd.
Als de geïnterviewde en de medewerkers van de onderzoekende instantie het niet eens kunnen worden over de inhoud van het verslag, wordt het verslag zonder ondertekening in het dossier opgenomen. De medewerkers van de onderzoekende instantie geven vervolgens in het onderzoeksrapport aan waarom zij het verslag niet conform de door de geïnterviewde gewenste aan- of opmerkingen hebben aangepast. De geïnterviewde wordt in een dergelijk geval verzocht schriftelijk aan te geven waarom de betreffende aan- of opmerkingen naar zijn mening toch in het verslag verwerkt moeten worden. De reactie van de geïnterviewde wordt bij het onderzoeksrapport gevoegd.
Het is verder mogelijk dat de geïnterviewde geen aan- of opmerkingen heeft over de weergave van het verslag, maar toch weigert om voor akkoord te tekenen. In een dergelijk geval wordt het verslag samen met de reden voor de weigering of de weigering om een reden op te geven, opgenomen in het rapport.
In bijzondere gevallen kan besloten worden om een interview op band (audio) op te nemen. In het voorgaande wordt de geïnterviewde vooraf in kennis gesteld van het gebruik van geluidsapparatuur. De opnamen worden bewaard zolang dit vereist is voor een eventuele civielrechtelijke, bestuursrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna worden zij vernietigd. Van de vernietiging wordt de geïnterviewde in kennis gesteld.
ad b) een verzoek tot het ter beschikking stellen van en inzage geven in schriftelijke stukken of andere goederen
Degene die verzocht is documenten of andere goederen te overhandigen aan de onderzoekende instantie en daarmee heeft ingestemd, zorgt er zo spoedig mogelijk voor, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen, dat de gewenste stukken of goederen in het bezit komen van de onderzoekende instantie.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.1
Het verkrijgen van informatie van personen
Onderdeel van Protocol integriteitsonderzoeken Purmerend 2015