De griffier draagt zorg voor het bijhouden van een
presentielijst, een verslag en de besluitenlijst van de
vergadering.
Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt aan
de leden van de raad toegezonden binnen twee weken na de
vergadering en uiterlijk gelijktijdig met de schriftelijke
oproep. Het conceptverslag wordt gelijktijdig aan de overige
personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.
De leden, de voorzitter, de wethouders, de griffier en de
secretaris hebben het recht, een voorstel tot verandering
aan de raad te doen, indien het conceptverslag onjuistheden
bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten
is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van
de vergadering bij de griffier te worden ingediend.
Het verslag bevat ten minste: a. de namen van de voorzitter,
de griffier, de secretaris, de wethouders en de ter
vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die
afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd
hebben; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn
geweest; c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene
met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord
voerden; d. een overzicht van het verloop van elke stemming,
met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de
leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de
namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet
van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van
hun stem hebben vergist; e. de tekst van de ter vergadering
ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde,
moties, amendementen en subamendementen; f. bij het
desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die
personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 25
door de raad is toegestaan deel te nemen aan de
beraadslagingen.
Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering
vastgesteld, waarna dit door de voorzitter en de griffier
wordt ondertekend.
De besluitenlijst wordt opgesteld onder zorg van de
griffier. Voor zover de aard en de inhoud van de
besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de
besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering
openbaar gemaakt door plaatsing op de gemeentelijke website.
Hoofdstuk 3 › Paragraaf 2
Artikel 19
Verslag en besluitenlijst
Onderdeel van Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Koggenland 2009