Art. 35. Besluit informatiebeheer gemeente Heusden 2016

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Heusden 2016. Vastgesteld in de vergadering van het college burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden op 12 april 2016. Aldus besloten, Burgemeester en wethouders van Heusden, de secretaris, de voorzitter, Besluit Informatiebeheer 2016 gemeente Heusden Memorie van toelichting Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Heusden 2016. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten en zaken te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Verder is het begrip zaak toegevoegd aan het besluit, aangezien deze de context van de archiefbescheiden aangeeft. De gemeente Heusden werkt met een digitaal zaaksysteem waarin elk opgenomen archiefstuk wordt toegevoegd aan een zaak. Door deze werkwijze wordt ieder document geplaatst in de context van een zaak. De zaak wordt hierdoor gezien als leidend door de gemeente Heusden. Verder zijn er ook nog documenten die buiten de context van een zaak vallen. Zo gaan er nog documenten fysiek de organisatie in zoals voor het onderdeel Personeelszaken en zitten er digitale documenten in de BackOffice applicaties. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail en zaken. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld. Het besluit is tevens aangepast aan de Archiefregeling.

Artikel 35.

Rechtspraak bij dit artikel