Declaraties voor studiekosten, waaronder reis- en verblijfkosten komen alleen voor vergoeding in aanmerking, indien deze binnen drie maanden na ontvangst van de nota of binnen drie maanden nadat de kosten zijn gemaakt worden ingediend.
De declaraties moeten worden ingediend met gebruikmaking van de daarvoor bestemde formulieren. De declaraties dienen nauwgezet te worden gespecificeerd. Bewijsstukken moeten worden overgelegd.