De raad heeft bij het vaststellen van bepaalde voorzieningen weinig ruimte voor het maken van keuzes, desondanks dient dit ter besluitvorming aan de raad voorgelegd te worden. Dit geldt eveneens bij het instellen van voorzieningen waarbij de raad nog wel een keuzemogelijkheid heeft (te denken valt aan verschillende kwaliteitsniveaus ten behoeve van het bepalen van de hoogte van een onderhoudsvoorziening). Voor het instellen van nieuwe voorzieningen gelden de volgende beleidsregels:
voorzieningen worden alleen ingesteld:
bij concrete verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten;
voor op de balansdatum bestaande risico’s voor bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;
voor kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;
voor van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Indien tarieven worden geheven, waarvan de besteding gebonden is – dat wil zeggen dat de middelen moeten worden teruggegeven als ze niet aan het specifieke doel waarvoor ze geheven zijn worden uitgegeven – dan vallen deze middelen als ze niet in het begrotingsjaar worden besteed onder de voorzieningen.
voorzieningen worden gevormd ten behoeve van een vooraf vastgesteld doel en mogen slechts voor dat doel worden aangewend;
de omvang van de voorziening wordt afgestemd op omvang van de risico's dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door worden afgedekt;
er wordt een bestedingsplan opgesteld;
voor onderhoudsvoorzieningen is een onderliggend meerjarig onderhoudsplan beschikbaar, voor riolering een GRP en voor wegen een wegenbeheersplan;
het instellen van een voorziening moet in de rekening worden verwerkt.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.3
Beleidsregels bij het instellen van voorzieningen
Onderdeel van Nota reserves en voorzieningen gemeente Ermelo 2013