Bij de afdelingen en de brandweer berusten de in het functieboek opgenomen ambtelijke taken op één of meer toegewezen terreinen van gemeentelijke zorg.
In de afdelingen worden de primaire processen, gericht op de levering van gemeentelijke producten en diensten aan de samenleving zoveel mogelijk bijeengebracht op basis van samenhang en herkenbaarheid voor de burger.
In het kader van integraal management maken - binnen de daarvoor vastgestelde organisatiebrede kaders - de inzet van en verantwoordelijkheid voor de voor het productieproces benodigde middelen (financiën, personeel, communicatie en informatievoorziening en automatisering) integraal onderdeel uit van deze taakopdracht.
Bij de afdelingen ligt, binnen vastgestelde kaders en richtlijnen, een eigen verantwoordelijkheid voor:
het dagelijks beheer;
de totstandkoming van de vereiste coördinatie, afstemming en overleg;
de inzet en het beheer van de toegewezen middelen;
de planning van de werkzaamheden gericht op gevraagde resultaten;
het afleggen van verantwoording aan de secretaris en het college over de verrichte
activiteiten alsmede de periodieke rapportage over de voortgang van/in de verschillende tot
hun afdeling behorende taakgebieden;
de periodieke evaluatie van de activiteiten;
het inschakelen van andere organisatie-onderdelen in afdelingoverstijgende processen;
de afstemming met en terugkoppelen op de verantwoordelijke bestuursorganen en
bestuurders.
Tot de specifieke taken van de stafafdelingen behoren:
het ontwikkelen en adviseren over de organisatiebrede kaders voor beleid, beheer en
bedrijfsvoering en coördinatie en ondersteuning bij de uitvoering daarvan.
-het ondersteunen van de afdelingshoofden bij de uitvoering van die
kaders.
-de taken, zoals omschreven in de specifieke taken van de functieomschrijving van de
afdelingshoofden.
Aan het hoofd van de lokale brandweer staat de plaatselijk brandweercommandant. Met betrekking tot de uitvoering van gemeentelijke taken is hij verantwoording schuldig aan de gemeentesecretaris. Met betrekking tot de technische bevelvoering bij brandbestrijding en hulpverlening functioneert hij onder gezag en bestuurlijke verantwoordelijkheid van de burgemeester en clusteraangelegenheden onder eindverantwoordelijkheid van de clustercommandant.
Binnen elke afdeling vindt periodiek werkoverleg met alle medewerkers plaats. Het werkoverleg vindt regelmatig en structureel plaats. De medewerkers krijgen de mogelijkheid agendapunten voor dit overleg aan te dragen. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor agendering en verslaglegging.
Artikel 4. Vervanging secretaris en afdelingshoofden
1.Het college wijst uit de kring van afdelingshoofden de vervangers van de gemeentesecretaris aan.
2.De afdelingshoofden en plaatselijk commandant Brandweer regelen hun vervanging ingeval van afwezigheid binnen hun afdeling in overleg met de gemeentesecretaris. Bij langdurige afwezigheid treft de gemeentesecretaris een voorziening.
Hoofdstuk II.
HET MANAGEMENT(MT) EN BREED MANAGEMENT OVERLEG (BMO)
Artikel 5. Positie MT en BMO
Het Management Team (MT )is een advies-, afstemmings- en overlegorgaan, dat
de gemeentesecretaris ondersteunt in zijn hoedanigheid van hoofd van de ambtelijke organisatie.
Deze ondersteuning geschiedt met inachtneming van de eigen verantwoordelijkheid van ieder afdelingshoofd voor het dagelijks beheer van zijn afdeling.
Het Breed Managementoverleg (BMO), is een informatie- en afstemmingsorgaan van leidinggevenden in de ambtelijke organisatie.
HOOFDSTUK I
Artikel 3.
Plaats en taak van organisatieonderdelen.
Onderdeel van Organisatiebesluit 2009