Beleid:
Leenauto’s worden beheerd door SBH en kunnen worden aangevraagd bij SSC via Serviceplein.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen leenauto’s voor algemeen gebruik (meerdere gebruikers mogelijk) en leenauto’s die permanent aan een medewerker ter beschikking staan.
Gebruik van een leenauto ten behoeve van woon-werkverkeer is alleen toegestaan na goedkeuring van de leidinggevende. Met betrekking tot leenauto’s voor permanent gebruik dient dit te worden vastgelegd in het personeelsdossier van de betreffende medewerker.
Indien gebruik voor woon-werkverkeer bij een leenauto voor permanent gebruik is toegestaan, wordt een vastgestelde vergoeding over de afstand tussen woonhuis en werkplek en vice versa, maandelijks aan de gebruiker in rekening gebracht.
Indien de gebruiker de leenauto voor algemeen gebruik niet gebruikt wordt voor woon-werkverkeer, is deze verplicht de leenauto te stallen op het daartoe aangewezen afsluitbare terrein.
Iedere medewerker die een leenauto voor permanent gebruik ter beschikking heeft, dient een gebruikersovereenkomst te tekenen en daarnaast een ‘Verklaring geen privé gebruik’ bij HRM beheer in te leveren of er vindt een bijtelling bij het salaris plaats van het vastgestelde percentage van de cataloguswaarde.
De gebruiksovereenkomst voor leenauto’s voor permanent gebruik, wordt op concernniveau vastgesteld.
HRM Beheer bewaart de gebruiksovereenkomsten voor leenauto’s voor permanent gebruik (en indien van toepassing: ‘Verklaring geen privé gebruik’) in het personeelsdossier. De medewerker ontvangt een kopie van de overeenkomst.
Inrichting en gebruik van de rittenregistratie worden op concerniveau vastgesteld om te waarborgen dat de ritten ook fiscaal gezien correct worden vastgelegd.
Voor de elektronische rittengregistratie is een Protocol Elektronische Rittenregistratie van kracht dat op concernniveau wordt vastgesteld.
Toetsing:
Er vindt eenmaal per kwartaal controle plaats op privé gebruik op basis van de rittenregistraties. Indien de uitkomsten van de toetsing goed zijn, dan neemt de frequentie van de controle geleidelijk af, mochten de bevindingen slecht of matig zijn, dan wordt de frequentie van toetsing eenmaal per kwartaal aangehouden. De bevindingen van de controle worden vastgelegd.
Aanwezigheid van de overeenkomsten wordt steekproefsgewijs gecontroleerd door de verbijzonderde interne controle aan de hand van de registratie bij SBH. Dit gebeurt eenmaal per jaar. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd.
Maatregelen bij verkeerd c.q. privé gebruik
Bijtelling van het vastgestelde percentage van de cataloguswaarde bij het salaris.
Indien van toepassing, opleggen van disciplinaire maatregelen conform de ARG.
Gebruiker ontvangt een naheffingsaanslag (+ evt. rente & boete).
Paragraaf A.
Artikel 1.
Leenauto's
Onderdeel van Beleidsregel fiscale aspecten personele vergoedingen en verstrekkingen 2016