Beleid:
Het ter beschikking stellen van de zakelijke apparatuur wordt centraal binnen het concern geregeld door SSC/I&A, dat hiervan een registratie bijhoudt.
De aanvraag verloopt via de leidinggevende, die toetst of uit het samenstel van werkzaamheden van de functie van de medewerker volgt dat het zakelijk apparaat naar zijn of haar redelijk oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van die functie.
Iedere medewerker, die gebruik maakt van een zakelijk apparaat, tekent een standaard gebruiksovereenkomst, waarin o.a. wordt vastgelegd dat het zakelijke apparaat noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de functie.
De standaard gebruiksovereenkomsten worden op concerniveau vastgesteld.
De afdeling HRM-beheer bewaart de gebruiksovereenkomst in het personeelsdossier. De medewerker ontvangt een kopie.
Het is niet toegestaan andere software dan de standaard image op de laptops aan te brengen.
Het gebruik van smartphones en mobiele telefoons in het buitenland is niet toegestaan, tenzij na uitdrukkelijke toestemming van of namens het verantwoordelijk GMT-lid.
Bij teruggave van de zakelijke apparatuur door de medewerker wordt een vrijwaringsbewijs verstrekt.
Toetsing:
‘Noodzakelijk’ betekent dat de medewerker zonder het zakelijke apparaat zijn functie niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de medewerker de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van gebruik is daarbij niet doorslaggevend.
Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder het zakelijke apparaat, kan toch aan het noodzakelijkheidscriterium worden voldaan. Waar het om gaat is dat de voorziening naar redelijk oordeel van de leidinggevende noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en dus kan worden aangetoond dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering.
Van de medewerker kan een eigen bijdrage worden verlangd wanneer deze kiest voor een duurdere uitvoering van het zakelijke apparaat. De eigen bijdrage wordt van het nettoloon afgetrokken.
Rekeningen voor smartphones en mobiele telefoons worden gecontroleerd op gebruik in het buitenland.
Aanwezigheid van de gebruiksovereenkomsten wordt steeksproefsgewijs gecontroleerd door de verbijzonderde interne controle aan de hand van de registratie bij I&A. Dit gebeurt eenmaal per 2 jaar. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd.
Maatregelen bij van de beleidsregels afwijkend gebruik
Bijtelling bij salaris van 30% van de aanschafwaarde (maximaal 3 jaar, daarna geen bijtelling meer, zolang hetzelfde zakelijk apparaat gebruikt wordt).
Indien een medewerker de smartphone of mobiele telefoon in het buitenland gebruikt, zonder uitdrukkelijke toestemming van of namens het verantwoordelijk GMT-lid, dan zijn de kosten voor de medewerker, terzij deze kan aantonen dat het gebruik zakelijk was.
Paragraaf B.
Artikel 3.
Verstrekking zakelijke apparatuur (laptops/tablets/smartphones/mobiele telefoons)
Onderdeel van Beleidsregel fiscale aspecten personele vergoedingen en verstrekkingen 2016