1.Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig Artikel3 van dit besluit een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de
informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de
verschillende werkprocessen en taken.
2.In afwijking van ;de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn
2. minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het
overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, beginnen einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Van vernietigbare digitale documenten worden alle in Artikel9 van dit besluit opgesomde
gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de
besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit stellen het hoofd
van de afdeling Interne Dienstverlening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is.
Tenminste eenmaal per jaar verricht de sectie documentaire informatievoorziening een
inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die
uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
De eenheid documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot
conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde
conversie en migratie zijn:
de onderdelen als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit'waar de betreffende digitale
documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
de onderdelen als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of
opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen
digitale documenten of informatiebestanden;
de eenheid automatisering van de afdeling Intern dienstverlening, indien er volgens
beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.
De eenheid automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde
conversie en migratie.
Hoofdstuk III
Artikel 12.
Artikel 12.
Onderdeel van Besluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008