De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening binnen de gemeentebetreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten en zaken van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het hoofd van een beheereenheid is verantwoordelijk voor het compleet aanleveren van documenten en zaken van hun organisatie onderdeel bij het Team Gegevensbeheer, cluster DIV.