Samenvatting
Het Besluit regeling budgethouder komt kort samengevat neer op het volgende.
B&W wijzen de directeuren aan als budgethouder van budgetten betrekking hebbende op producten en/of taken welke tot het beleidsveld van de concernstaf c.q. betreffende sector behoren. De budgethouders kunnen sub-budgethouders aanwijzen. De (sub)-budgethouder is verantwoordelijk voor het aangaan van verplichtingen (het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten)
De (sub) budgethouder moet hierbij het volgende in acht nemen:
hij/zij gaat de verplichting eerst aan als er voldoende budget is;
hij/zij volgt de richtlijnen zoals die vastgelegd zijn in het aanbestedings- en inkoopbeleid, waarbij hij/zij in elk geval:
er zich van vergewist dat het actuele beleid wordt gevolgd; zo nodig ondersteuning inroept van de beschikbare adviesfunctie inkoop- en aanbestedingsprocedures;
vastlegt waar hij offertes heeft gevraagd;
de ontvangen offertes systematisch archiveert en
de motivering van zijn keuze voor leverancier of dienstverlening schriftelijk vastlegt;
hij/zij zorgt voor een doelmatige aanwending van de middelen;
hij/zij gebruikt het budget overeenkomstig zijn bestemming;
hij/zij legt de verplichting vast (via bestelbonnen of orderbrieven);
de digitale contracten-database bijwerkt.
Opdrachtverstrekking vindt plaats conform de door burgemeester en wethouders en/of in de betreffende ondermandatenregeling vastgestelde maximumbedragen.
De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor het periodiek opstellen van de werkelijke uitkomsten van het budget, inclusief prestaties, kengetallen en analyses.
Informatieplicht :
Bij afwijkingen kapitaalkredieten dienen ten aanzien van informatieverstrekking aan raad en/of college de uitgangspunten gehanteerd te worden zoals deze zijn geformuleerd in “bijlage A Rapportage afwijkingen kredieten” bij de “Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Weert”.
Ook dient de raad geïnformeerd te worden over verschuivingen tussen producten die hoger zijn dan 10% van het budget met een minimum van € 25.000,- (art. 7 van de “Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Weert”).
(Aandachtspunt m.b.t. invullen sub-budgethouders :
- de afdelingshoofden zijn uit hoofde van hun functie aangewezen als sub-budgethouder dus niet op naam maar op functie in de lijst opnemen; alle overigen moeten op naam als sub-budgethouder worden opgenomen.)
Ondertekening van besluiten, brieven etc
Alle stukken moeten steeds ondertekend worden met:
Namens burgemeester en wethouders van Weert
c.q.
Namens de burgemeester van Weert
handtekening, naam en functie van (onder)gemandateerde.
Bij ondermandaat is het niet nodig om dit in de ondertekening tot uiting te brengen. Het besluit geldt immers als een besluit van het bestuursorgaan. Bij ondermandaat ondertekent de ondergemandateerde namens het bestuursorgaan en niet namens degene van wie hij de bevoegdheid in ondermandaat heeft verkregen. Bij (functionele) vervanging moet niet de eigen functie maar die van degene die vervangen wordt, vermeld worden.
Ondertekening dient plaats te vinden met een “echte” handtekening. Gebruik van een stempel is niet toegestaan. Alle standaardbrieven moeten zo nodig worden aangepast.
Bekendmaking
Het is van groot belang dat de regels die gelden voor mandaat zorgvuldig in acht worden genomen. Steeds vaker worden besluiten door de rechter geschorst of vernietigd omdat uit het besluit niet blijkt dat de beslissing krachtens mandaat is genomen, omdat er niet kan worden aangetoond dat er mandaat is verleend of omdat de daarvoor geldende regels niet zijn nageleefd.
Deze regels treft u aan in Afdeling 10.1 en verder van de Algemene Wet Bestuursrecht, in de hiervoor genoemde "Algemene Instructie" en in de voor sommige mandaten geldende bijzondere instructie. De bijzondere instructie is opgenomen in het besluit tot mandaatverlening en – voor zover mogelijk - in de kolom "specifieke bepalingen" van de mandatenlijst.
Met nadruk wordt gewezen op artikel 3:42 van de Algemene Wet Bestuursrecht. Hierin is bepaald dat: "de bekendmaking van besluiten van een niet tot de centrale overheid behorend bestuursorgaan die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, geschiedt door kennisgeving van het besluit of van de zakelijke inhoud ervan in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws - of huis-aan-huisblad, dan wel op een andere geschikte wijze. Elektronische bekendmaking vindt uitsluitend plaats in een van overheidswege uitgegeven blad, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.”
In navolging op de sinds 1 januari 2014 geldende verplichting voor overheden gebruikt de gemeente Weert een elektronisch gemeenteblad (www.officiëlebekendmakingen.nl) voor álle 'officiële' wettelijk vereiste bekendmakingen en andere kennisgevingen.
In artikel 2:74 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht is de mogelijkheid opgenomen om te volstaan met alleen elektronische publicatie, tenzij er een wettelijk voorschrift is dat anders bepaalt. De gemeente Weert kent de Verordening bekendmaking gemeente Weert 2015. Deze verordening dient als wettelijke basis, om daar waar de mogelijkheid wettelijk wordt geboden, te volstaan met het uitsluitend elektronisch publiceren.
Wetten en andere regelingen treden pas in werking nadat zij zijn bekendgemaakt. De gemeente Weert publiceert haar bekendmakingen op internet. Daarnaast wordt een deel van de bekend-makingen ook nog gepubliceerd in 1Weert (als service voor de burgers, in een kortere versie).
Deze procedure geldt ook voor vaststelling van de (onder)mandatenregeling en/of afzonderlijk verleende (onder)mandaten/machtigingen. Bij de kennisgeving wordt het (onder)mandaatbesluit/de (onder)mandatenlijst ter inzage gelegd en opgenomen in het gemeentelijke regelingenbestand en/of de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). Bij aanvullingen/wijzigingen van de (onder)mandaten(lijst) in de toekomst dient dezelfde procedure te worden gevolgd.
Artikel Bijlage
A
Onderdeel van ONDERMANDATENREGELING SECTOR INWONERS 2012, versie X, september 2016